Массовый подбор персонала: основные принципы и плюсы использования

Массовый подбор персонала — это процесс найма большого количества сотрудников одновременно для компании. Чаще всего такой подход используется в организациях, где требуется заполнить несколько вакансий сразу или в периоды сезонного увеличения рабочей нагрузки.

В следующих разделах статьи мы рассмотрим основные преимущества и недостатки массового подбора персонала, дадим рекомендации по организации и проведению массовых наборов, а также поделимся советами по успешному интегрированию новых сотрудников в коллектив.

Массовый подбор персонала: что это такое

Массовый отбор кадров — это процедура, при которой следует в заранее определенные сроки отыскать и принять на работу значительное число сотрудников на однородные должности.

Если компания начинает свою деятельность или расширяется, ей требуются новые сотрудники в большом количестве. Чаще всего речь идет о работниках-исполнителях — людях, выполняющих основные функции на производстве или в сфере услуг. Несмотря на то, что у таких людей может не быть высшего или специального образования, профессиональной подготовки и опыта, от них зависит финансовый успех бизнеса. Это грузчики, курьеры, упаковщики, операторы производственной линии и т.д.

Рекрутер (массовый подбор): суть работы

Специалисты в данной сфере ищут и нанимают исполнителей основных функций. Чаще всего потребность в массовом подборе возникает в следующих ситуациях:

• Создание нового бизнеса или расширение существующего. Это особенно актуально для крупных объектов — открытие супермаркета, торгового комплекса, гостиницы, предприятия.
• Открытие филиалов организации в других городах, регионах и странах.
• По причине высокой текучести кадров требуется замена сотрудников.
• В сфере гостиничного и туристического бизнеса, а также в аграрной отрасли и сфере озеленения, возникает необходимость во временных работниках в определенное время года, когда требуется увеличение числа сотрудников.
• Возникают непредвиденные обстоятельства, например, пандемия, в результате которой многие иностранные граждане покидают страну, и требуется быстро найти замену.

Массовый подбор персонала: методы

Массовый подбор персонала предусматривает применение разнообразных методов и подходов, которые гарантируют эффективное привлечение и отбор соискателей. Рассмотрим основные из них:

1. Опубликовывание вакансий на специализированных сайтах. Размещение объявлений на платформах по поиску работы (например, HeadHunter, SuperJob, Rabota.ru) позволяет привлечь большое количество кандидатов.
2. Участие в ярмарках вакансий. Присутствие на ярмарках вакансий помогает немедленно взаимодействовать с большим числом потенциальных соискателей и оперативно проводить первичные собеседования.
3. Использование социальных сетей. Социальные платформы, особенно LinkedIn, приобретают все большее значение как инструмент для привлечения соискателей.
4. Взаимодействие с посредническими организациями по работе. Посреднические организации обычно обладают обширными базами данных кандидатов и могут оперативно подобрать подходящих по указанным критериям.
5. Использование собственной базы данных соискателей. Если компания регулярно проводит набор персонала, у нее могут быть собственные данные резюме соискателей, которые ранее обращались за работой.
6. Внутренние программы рекомендаций. Действующие сотрудники могут предложить кандидатов на вакантные должности.
7. Массовые открытые дни (Open Day). Это мероприятия, когда компания открывает свои двери для потенциальных кандидатов, позволяя им узнать больше о компании, познакомиться с коллективом и пройти предварительное интервью.
8. При использовании технологий искусственного интеллекта и машинного обучения можно автоматизировать процессы проверки резюме и первоначального отбора, что значительно упрощает работу специалистов отдела кадров и экономит время.

Каждый из указанных методов обладает своими преимуществами и недостатками, поэтому выбор конкретного подхода зависит от особенностей компании, отрасли, рынка труда и конкретной вакансии. Самое важное — использовать комбинированный подход и настроить процесс подбора под собственные уникальные потребности.

Инструменты массового подбора персонала

В настоящее время массовый подбор персонала стал намного проще благодаря использованию различных инструментов и технологий. Давайте рассмотрим основные из них:

1. Системы управления рекрутингом (ATS). Это специализированные программные решения, предназначенные для автоматизации процесса подбора персонала. Они позволяют отслеживать статус каждого кандидата, автоматически отсеивать резюме по заданным критериям, организовывать собеседования и многое другое.
2. Возможности для проведения видеоинтервью. С использованием таких платформ, как Skype, Zoom, Microsoft Teams, есть возможность проводить собеседования на расстоянии, что особенно важно при подборе большого количества сотрудников.
3. Площадки для поиска работы. Сайты, такие как HeadHunter, SuperJob, Rabota.ru, позволяют размещать объявления о вакансиях и привлекать большое количество желающих.
4. Использование социальных сетей. Социальные платформы, в частности LinkedIn, дают доступ к множеству профилей специалистов разного профиля и уровня квалификации.
5. Системы для тестирования и оценки. С помощью онлайн-тестов можно оценить профессиональные навыки, личностные характеристики, мотивацию и другие важные качества соискателей.
6. HR-аналитика и искусственный интеллект. Применение данных и AI позволяет прогнозировать успех кандидата и оптимизировать процесс набора персонала.
7. Платформы для опросов и сбора обратной связи. Эти инструменты позволяют получить мнение кандидатов о процессе отбора и внести необходимые изменения.

Этапы массового набора персонала

Некоторые эксперты рассматривают массовый подбор персонала как более связанный с маркетингом, чем с сферой HR, поскольку требуется применение продажных инструментов и написание привлекательного рекламного объявления. В масштабном рекрутинге используются маркетинговые термины, такие как «воронка найма», «аватар кандидата» и «рекламная кампания». Однако давайте рассмотрим все по порядку.

1. Подготовительная стадия. Включает в себя оценку рынка, составление профиля кандидата, разработку медиаплана, а затем – размещение вакансии.
2. Разбор входящих откликов.
3. Проведение собеседований.
4. Обучение и стажировка.

Расмотрим каждый этап отбора подробнее на примере экспресс-доставки документов и грузов «Флэш». Они уже имеются в крупных городах России, а теперь открываются в 10 провинциях. Требуются сотрудники на пунктах выдачи, которые будут регистрировать посылки, выдавать их получателям, оформлять возвраты. Для данной позиции не нужны специальные знания и образование. Важно, чтобы это были ответственные, внимательные сотрудники, которые обладают навыками работы с компьютером и готовы к быстрому обучению. Над проектом будут трудиться эксперты по человеческим ресурсам и маркетологи.

Подготовительная стадия

Для достижения эффективного результата, команда маркетологов «Флэш» начинает свою работу с оценки местных рынков труда, где будут открываться новые пункты выдачи. Они определяют следующие факторы:

• приблизительное количество кандидатов на данном рынке;
• уровень конкуренции (количество вакансий с аналогичными условиями);
• зарплатные ожидания соискателей;
• условия работы, характерные для изучаемых городов.

Для сбора информации можно использовать общедоступные данные, либо провести тщательное маркетинговое исследование. В случае с нашей экспресс-доставкой проведение полного исследования будет невыгодным. Наши сотрудники самостоятельно просматривают вакансии и резюме на специализированных рекрутинговых сайтах для сбора информации.

Далее команда «Флэша» приступает к формированию аватара потенциального кандидата. Не следует путать его с описанием должности. Аватар представляет собой идеальный образ сотрудника, включающий квалификацию, характеристики личности, мотивацию, интересы и цели. Это поможет составить объявление о вакансии и разработать рекламную кампанию, учитывая реальные потребности кандидатов.

Специалисты из нашего примера создают несколько аватаров. Их работа может заинтересовать студентов, женщин, которые выходят из декретного отпуска, и пенсионеров.

Следующим шагом является разработка медиаплана. В нем определяются сроки, методы (например, использование HR-технологий) и способы работы.

Маркетологи и HR-специалисты сотрудничают для создания привлекательных вакансий для потенциальных соискателей. При этом они опираются на предыдущие этапы: аватар клиента и анализ рынка. Каждый город имеет свой уровень оплаты, а каждый аватар требует своего текста объявления.

В настоящее время команда специалистов принимает решение о месте размещения вакансий. Один или два рекрутинговых сайта — это недостаточно. Чем больше объявлений будет размещено, тем больше откликов и, следовательно, больше возможностей выбора. Именно поэтому специалисты принимают решение об автоматизации процесса. Они находят сервис, который позволяет одновременно размещать вакансии на нескольких сайтах и собирать все отклики в одном месте.

Для администраторов остается только входить в свой личный кабинет и просматривать резюме кандидатов.

Кроме размещения на рекрутинговых сайтах, планируется использование рекламы в социальных сетях и печатных изданиях, а также наружной рекламы. Перед запуском рекламной кампании маркетологи анализируют возможную конверсию и затраты.

Обработка входящих откликов

При получении первых откликов эйчары изучают резюме и связываются с теми, кто их заинтересовал. Это действие также было автоматизировано с помощью создания скриптов.

Скрипты — это набор вопросов, расположенных в определенном порядке. Они помогают определить, подходит ли соискатель. Например, имеет ли кандидат необходимую документацию, какой опыт работы у него есть, готов ли он к командировкам и т.д.

Важно, чтобы заявки обрабатывались, когда они актуальны. Если позвонить соискателю через неделю, он уже может найти другую работу. В компании «Флэш» не хватало сотрудников для обзвона, поэтому они наняли еще трех рекрутеров. Двое из них работали с понедельника по пятницу, а третий — в выходные.

Обратите внимание! Вы можете обратиться в колл-центр за услугой обработки звонков.

На данном этапе проводится первичный отбор претендентов, где исключается определенная часть кандидатов. Оставшихся кандидатов приглашают на личное собеседование.

Собеседование

Эксперты компании «Флэш» приняли решение, что проведение индивидуальных собеседований занимает слишком много времени, поэтому им необходимо отобрать кандидатов. Поэтому они приглашают каждый день 10–15 человек и собирают их в одной комнате.

Для проведения групповых собеседований сотрудники «Флэша» в каждом из городов подготовили специальное помещение. В помещении установлены мягкие кресла, есть кулер и конфеты. Комната оформлена в светлых тонах и создает приятную атмосферу.

Сначала соискатели проходят тестирование. Тест помогает оценить ключевые характеристики кандидатов, выявить их навыки и потенциал. Некоторые организации предпочитают проводить тренинги или игры вместо тестов. Однако это требует больших затрат и не всегда оправдано.

По прошествии данного этапа, работодатель проводит презентацию организации и должности. В данной презентации представлены условия работы, график и заработная плата. Отдельное внимание уделяется истории организации и ее планам.

Обратите внимание! Если график или местоположение работы не устраивают соискателя, но сама организация, атмосфера и дружелюбные работодатели ему нравятся, то он может рекомендовать данную вакансию знакомым. Поэтому важно вызвать хорошее впечатление.

Групповое собеседование завершается ответами на вопросы соискателей. Заранее были подготовлены типичные вопросы и возражения эйчарами «Флэша».

На данном этапе некоторые кандидаты еще отсеиваются. Оставшихся приглашают на личное собеседование.

Индивидуальные беседы не занимают больше 15 минут. Работодатель задает общие вопросы и проверяет документы. Если все соответствует, то соискателя берут на работу.

Внимание должно быть обращено! Важно обратить внимание на вопрос о цели данной работы. Ответ на него позволяет сделать выводы о соискателе. Следует обратить внимание не только на слова, но и на их произношение: спокойное и уверенное, неуверенное с запинками или же попытку произвести хорошее впечатление.

Обучение и стажировка персонала

Также на этой стадии отсеиваются работники. Кому-то график работы показался сложным, а кто-то просто не справляется. Кандидатов, которые успешно прошли стажировку, официально принимают на работу.

Длительность стажировки зависит от конкретной компании. В нашем примере достаточно двух недель, чтобы обучить и проверить кандидата. Иногда стажировка может быть не требуемой.

В некоторых случаях организации привлекают внешних специалистов для подготовки персонала.

Воронка найма в массовом рекрутинге

В рамках изучения процесса найма на примере сервиса экспресс-доставки «Флэш» мы рассмотрели этапы создания воронок найма:

1. Создание привлекательного рекламного объявления, на которое откликнулось 10 тысяч человек.

2. Проведение отбора. В данном случае был использован телефонный скрининг. Как правило, только 20% кандидатов проходят этот этап, итого отсеивается 8 тысяч человек.

3. Собеседование. Из двух тысяч приглашенных кандидатов, 20–25% не являются на собеседование, а 60–70% отсеивается в процессе его проведения. В итоге остается примерно 300–400 человек.

4. Стажировка. Здесь отсеивается еще 5–10% кандидатов.

5. Оформление на работу сотрудников, успешно прошедших все этапы.

Таким образом, процесс найма включает несколько этапов, на каждом из которых происходит отсев кандидатов, и только на последнем этапе оформляются сотрудники, успешно прошедшие все предыдущие этапы.

Данные, представленные здесь, являются ориентировочными. В каждом конкретном случае будут собственные показатели. С учетом этого, из тысячи откликнувшихся на вакансию реально будет принято на работу примерно 5%. Поэтому не беспокойтесь о больших потоках откликов, размещайте объявление во всех доступных местах.

Особенности массового подбора

Процесс массового подбора персонала представляет собой сложную последовательность этапов, на которых могут возникать различные ситуации, в том числе замедляющие процедуру найма.

Трудности массового подбора и пути их решения:

При массовом подборе персонала время, отведенное для общения с каждым кандидатом, ограничено. Иногда это приводит к тому, что сотрудники не подходят для занимаемой должности. В результате возникает текучка кадров.

Как быть: ситуацию можно спасти с помощью системы адаптации и наставничества.

• Неправильное распределение бюджета

При массовом наборе персонала нельзя экономить на расходах. Необходимо выделять средства как на рекламу, так и на работу рекрутеров.

Как быть: проводить анализ, проводить анализ и еще раз проводить анализ.

• Ненадежные сотрудники, принятые при отборе

Рекомендации: использовать все доступные инструменты для оценки надежности кандидатов. При массовом наборе сотрудников полностью глубокую проверку службой безопасности почти невозможно осуществить. В таком случае рекомендуется эффективно использовать, например, сервисы автоматизированной проверки.

Необходимо избегать упоминания возраста и пола кандидатов, наличия детей, семейного положения и прочих подобных данных.

Рекомендации для действий: Отслеживайте источник информации о вакансии и внедрите систему поощрений за эффективные рекомендации. Если нового сотрудника рекомендовал работник, который уже работает у нас, это будет стимул для него.

Методы и инструменты массового подбора персонала

В массовом подборе персонала на разных этапах могут использоваться различные методы рекрутинга. У каждого из них есть свои особенности.

Основные методы массового подбора:

• Телефонный скрининг

Быстрое интервью по телефону, которое помогает экономить время рекрутеров и сразу отбросить тех, кто точно не подходит. До начала звонков руководитель отдела и специалист по подбору персонала определяют основные условия отбора, характеристики кандидатов, несоответствие которым приведет к несвоевременному выполнению работы. Иногда рекрутеру по телефону достаточно задать потенциальному сотруднику всего один вопрос, чтобы определить, следует ли допустить кандидата к следующему этапу или нет, и кому следует сразу отказать в приеме на работу.

Преимущества данного метода отбора: автоматизация и экономия времени сотрудников HR-отдела. При этом точность и объективность достигаются на достаточно высоком уровне. Кандидат может быть протестирован как на свою компетентность, так и на уровень интеллекта, мотивацию и личностные качества. Однако необходимо соблюдать стандарты проведения тестирования и использовать только проверенные и хорошо зарекомендовавшие себя методики.

Обычно такой подход используется после первоначального отсева. Это позволяет сэкономить время и ресурсы по сравнению с индивидуальными собеседованиями с каждым кандидатом. Кроме того, такой метод позволяет оценить личные качества каждого соискателя. Если групповое интервью проводится в форме деловой игры, то оно также может показать способность кандидата работать в команде.

Этот метод часто называют радикальным. В основном применяется, когда требуется нанять большое количество новых сотрудников одновременно — сотни человек. Суть его заключается в том, что потенциальному работнику необходимо предоставить только паспорт и разрешение на работу. Этот подход исключает такие этапы, как рассмотрение резюме, проведение собеседования, проверка службой безопасности. Однако возможно провести проверку сотрудников в целом, если компания может использовать автоматизированный сервис проверки по паспорту.

• Выбор в ассессмент-центрах/центрах оценки.

Характеризуется значительными затратами и организационной сложностью.

Для массового набора персонала используется наибольшее количество инструментов, способных привлечь внимание целевой аудитории.

Инструменты массового подбора:

• Веб-ресурсы с объявлениями обеспечивают достаточно высокую реакцию.
• Программа по рекомендациям — привлечение сотрудников через уже трудоустроенных экспертов.
• Форумы, брошюры имеют малую эффективность, так как они не являются целевым местом для поиска работы.
• Печатные СМИ — подходят для поиска определенных категорий сотрудников, например, пенсионеров.
• Цифровые инструменты: социальные сети, рассылки (электронная почта, push-уведомления, WhatsApp), чат-боты, конструкторы лендинговых страниц. Подходят к современности.
• ATS-система (система управления персоналом) может сократить количество рутинных операций при массовом наборе персонала.

Как сделать массовый поиск работников эффективным?

• Для того, чтобы сделать массовый поиск персонала наиболее эффективным, рекомендуется обратить внимание на несколько важных методов:
• Тщательное планирование и организация процесса найма. Разработайте подробный план действий, определите роли в команде, создайте воронку набора персонала и укажите ожидания от каждого этапа;
• Привлекательное и информативное объявление о вакансии. Оптимизируйте текст объявления, выделите преимущества работы в вашей компании, используйте ключевые слова для привлечения целевой аудитории;
• Использование различных каналов для набора персонала. Размещайте объявления на специализированных платформах, используйте социальные сети, привлекайте посредников, запускайте рекламные кампании для привлечения большего числа потенциальных кандидатов;
• Организация автоматизации отбора кандидатов. Воспользуйтесь программными инструментами для оптимизации сортировки резюме, первичной оценки кандидатов и управления базой соискателей;
• Проведение массовых интервью и оценка претендентов. Устройте групповые собеседования, используйте оценочные центры для оценки ключевых навыков и качеств кандидатов;
• Организация эффективной системы информирования. Обеспечьте ясную и своевременную обратную связь с претендентами на всех этапах процесса, чтобы поддержать высокий уровень вовлеченности;
• Интеграция новых сотрудников. Разработайте четкий план интеграции новых сотрудников, чтобы обеспечить быструю адаптацию и повысить удержание персонала;
• Обратная связь и анализ результатов. По окончании процесса найма проведите анализ, выявите сильные и слабые стороны, чтобы в будущем повысить эффективность процесса.

Эффективность массового поиска персонала в значительной степени зависит от способности компании адаптировать свои методы под свои потребности, однако вышеперечисленные методы могут послужить хорошим стартовым пунктом для успешного массового поиска персонала.

Статья подчеркивает важность эффективного планирования, отбора кандидатов на ранних этапах, проведения массовых собеседований и важности интегрирования новых сотрудников.

Ключевые аспекты включают четкое определение этапов найма, оценку процента успешно принятых кандидатов, а также призыв к привлечению большего количества потенциальных кандидатов для обеспечения высокой эффективности процесса подбора.

Эти методы помогают понять необходимость тщательной организации массовых собеседований, отбора и интеграции новых работников, что может привести к более успешному массовому подбору персонала.

Варианты поиска кандидатов

Для осуществления массового подбора сотрудников необходимо обеспечить оперативный поиск оптимального числа желающих. В прошлом применялись стандартные объявления. Их можно было увидеть в газетах, журналах, на столбах около остановок общественного транспорта. В настоящее время такие каналы перешли в интернет.

• большинство трудоспособного населения сегодня активно использует социальные сети, что позволяет охватить больше целевой аудитории, чем на любых других веб-сайтах;
• объявление можно разместить в специализированной или местной группе, что позволит отсеять кандидатов, не удовлетворяющих, например, месту проживания;
• этот канал обеспечивает обратную связь с заинтересованными лицами (есть возможность оставлять комментарии, написать в личные сообщения).
• Разработка и размещение объявления о наборе персонала.
• Проведение предварительного отбора кандидатов на основе предоставленных резюме и анкет.
• Проведение тестирования и оценки навыков претендентов.
• Проведение собеседования с кандидатами.
• Проверка рекомендаций и предыдущего опыта работы соискателей.
• Вынесение решения о приеме на работу или отклонении кандидатов.
• Оформление необходимой документации для принятых кандидатов.
• Обучение и адаптация новых сотрудников.
• Необходимо создать привлекательное объявление и разместить его. Важно, чтобы само предложение соответствовало особенностям вакансии. Многие работодатели неправильно считают, что предлагаемая должность является привлекательной для соискателя. Возможно, так оно и есть, но сейчас на рынке труда предлагается большое количество вакансий, и одна из них легко может потеряться среди остальных. Поэтому объявление должно быть заманчивым и запоминающимся. Это поможет привлечь квалифицированных работников.
• Этап обработки входящих откликов является одним из наиболее сложных. В ходе его выполнения необходимо просмотреть все представленные резюме и анкеты, выбрать потенциальных кандидатов и составить отдельный список лиц, которых можно пригласить в случае, если первые претенденты откажутся. Также на этом этапе возможно выбрать некоторое количество претендентов, которые потенциально могут занять другую доступную должность. Например, если человек подал заявление на вакансию продавца, но он также подходит для работы в должности мерчандайзера.
• Проведение собеседования. На данном этапе требуется тщательная подготовка. Многие кандидаты, которые отправили свои резюме, часто исключают себя сами — они находят другую работу, забывают прийти, не могут найти нужный адрес и т. д. Это не выгодно для работодателя, так как среди этих людей могут быть самые подходящие кандидаты. Чтобы этого избежать, компании лучше несколько раз напомнить о себе. Это может быть приглашение в письменном виде, к которому прилагается точная схема проезда к офису, или предварительный звонок и т. д.
• При проведении массового набора персонала, проходит несколько этапов собеседования. Вначале соискателей группируют по 5-10 человек. Обычно на этом этапе они заполняют анкету, выполняют определенное проверочное задание и получают информацию о работодателе. Затем происходит отбор, и на следующем этапе каждый кандидат проходит индивидуальное собеседование. В зависимости от компании и вакансии, это может быть беседа с менеджером по персоналу, директором или владельцем.