Организационная структура управления: ключевые аспекты и особенности

Под организационной структурой управления в менеджменте понимается установленная система подчинения, разделения обязанностей и управленческих функций в организации.

В следующих разделах статьи мы поговорим о различных типах организационных структур, их преимуществах и недостатках, а также о том, как выбрать наиболее подходящую структуру для конкретного бизнеса. Узнаете ли вы, какие факторы влияют на выбор организационной структуры и как она может повлиять на производительность и успешность компании? Далее будем рассматривать современные тенденции в организационном управлении и как они влияют на формирование эффективной работы коллектива.

Организационная структура управления предприятием

Под понятием организационной структуры управления понимается совокупность элементов, взаимодействующих между собой, имеющих иерархическую связь и отношения, а также распределение функций между подразделениями и управленческими органами. Эти отношения и связи связаны с осуществлением властных функций, передачей указаний и обменом информацией. Основой для возникновения и функционирования конкретного типа организационной структуры управления на предприятии, а также залогом повышения эффективности является горизонтальное разделение труда, при котором весь объем работы разбивается на составные части.

В соответствии с методом, предложенным Г. Минцбергом, существуют пять технологий координации работы: обоюдное согласование, контроль напрямую, определение стандартов рабочих процессов, определение стандартов выпуска и определение стандартов знаний и навыков. Обоюдное согласование способствует координации путем неформального общения, при этом контроль над работой осуществляется непосредственно сотрудниками. Контроль напрямую стимулирует координацию путем отчетности о выполненной работе другими людьми, а также определения задач и контроля за их выполнением, что является обязанностью одного лица.

Координация и согласование работ происходят даже без непосредственного контроля. Чтобы обеспечить соответствие заданным стандартам, можно заранее спланировать процесс труда, его условия и результаты: 1) Программирование или определение содержания труда позволяют установить стандарты рабочих процессов (подробнее организации труда на производстве); 2) Определение стандартов выпуска включает четкое определение результатов работы; 3) Определение стандартов знаний и навыков (квалификации) предусматривает ясное определение необходимого уровня подготовки работников. Группировка организационных единиц и должностей способствует повышению эффективности труда всей организации путем объединения конкретных единиц и позиций.

Основными принципами группирования являются функциональные (связанные с функциями и знаниями) и рыночные (связанные с клиентом, регионом и продуктом). Практический опыт в преобразовании организационной структуры можно найти в Альманахе «Управление производством». На практике существуют несколько типов организационных структур управления предприятием: линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизиональная, матричная и комбинированная.

Линейная структура управления предприятием предполагает, что каждое подразделение руководит управленец, осуществляющий единоличное руководство подчиненными сотрудниками и объединяющий в себе все функции управления. Этот управленец, в свою очередь, подчиняется вышестоящему руководителю.

Функциональная структура – это вид организационной структуры, который предполагает группировку специфических должностей в отделы на основе общих видов деятельности. В зависимости от целей организации эти виды деятельности могут различаться. Ниже представлена функциональная схема организационной структуры предприятия.

Линейно-функциональная структура в значительной степени позволяет устранить недостатки функциональной и линейной систем управления. При такой структуре функциональные службы занимаются подготовкой данных для линейных руководителей, чтобы они могли принимать компетентные управленческие или производственные решения.

Ниже представлен пример организационной структуры, рассмотренной выше. Дивизиональная структура управления подразумевает, что виды выпускаемой продукции, группы потребителей или регионы являются критериями группировки должностей в дивизионы (отделы).

Матричная структура предполагает одновременное группирование по нескольким критериям на одном уровне управления. На схеме ниже представлен матричный тип. Комбинированная структура — это группировка по различным критериям. Организационная структура является выражением формы сотрудничества и разделения труда в управлении.

Она непосредственно влияет на функционирование предприятия. В более совершенной форме управления — более эффективное воздействие на объект управления и, следовательно, более высокие результаты работы предприятия.

Поэтому, структура должна соответствовать определенным требованиям: Организационная структура управления малых предприятий Оргструктура частично средних, малых и сверхмалых предприятий имеет следующие характеристики: низкое разделение труда, что часто приводит к перегрузке работников из-за выполнения большого количества служебных обязанностей; непосредственное участие руководителя в производстве; практически отсутствие деления на отделы; существуют прямые короткие информационные каналы между работниками; преобладают неформальные отношения между работниками; работа координируется непосредственно работниками через прямые согласования; все вышеперечисленные характеристики предполагают высокую организационную гибкость в отношении изменения спроса и других изменений. Главное правило при создании структуры управления: создавать как можно меньше уровней управления и кратчайшую цепь команд. Схема распределения объема работы в организации по направлениям. ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ НАПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Схема распределения основных задач в подразделении. РАБОТНИКИ ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ Статьи по теме: Новая оргструктура для эффективного производства Внедрение бесцеховой структуры на сублиматном заводе Протон-ПМ: Переход цехов на корпусную систему управления К совершенству: Построена единая функциональная структура СИБУРа.

Организационная структура управления — это совокупность состава, взаимодействия, подчиненности и распределения работы по подразделениям и управленческим органам, между которыми формируются определенные отношения, связанные с реализацией властных полномочий, потоков распоряжений и информации.

Основой для возникновения и функционирования определенного типа организационной структуры управления на предприятии, а также гарантией повышения эффективности является горизонтальное разделение труда, при котором весь объем работы разбивается на компоненты.

Пять методов согласования работы (Г.Минцберг):

• взаимное согласование;
• прямой контроль;
• установление стандартов рабочих процессов;
• установление стандартов производства;
• установление стандартов знаний и навыков

Взаимное согласование способствует согласованию благодаря неформальному процессу общения, где контроль работы осуществляется непосредственно сотрудниками.

Прямой контроль способствует согласованию в том смысле, что ответственность за выполненную другими людьми работу, задачи и контроль над их действиями лежат на одном человеке.

• Функциональное группирование — объединение организационных единиц и должностных позиций в соответствии с выполнением сходных функций;
• Территориальное группирование — объединение организационных единиц и должностных позиций на основе их географического расположения;
• Процессное группирование — объединение организационных единиц и должностных позиций в зависимости от их участия в определенном рабочем процессе;
• Проектное группирование — объединение организационных единиц и должностных позиций для выполнения конкретного проекта или задачи;
• Матричное группирование — комбинирование нескольких принципов группирования для достижения оптимального результат.
• Физиологические (для выполнения определенных функций, обладание определенными знаниями);
• Экономические (связанные с рынком, клиентами, регионом, продуктом).

Практический опыт России и мира в изменении организационной структуры можно найти в Альманахе «Управление производством».

Виды организационных структур управления предприятием

На практике существует несколько видов организационных структур управления предприятием: линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизиональная, матричная, комбинированная.

Линейная структура управления предприятием подразумевает, что каждым подразделением руководит управленец, осуществляющий единоличное руководство подчиненными сотрудниками и объединяющий в себе все функции управления. Данный управленец в свою очередь подчиняется вышестоящему руководителю.

Функциональная структура — это вид организационной структуры, в котором конкретные должности группируются в отделы на основе общих видов деятельности.

В зависимости от целей организации эти виды деятельности могут отличаться. Ниже показана функциональная схема организационной структуры предприятия.

Линейно-функциональная структура значительно способствует исправлению недостатков функционального и линейного типов управления. При такой структуре функциональные службы выполняют задачу подготовки данных для линейных руководителей, чтобы они могли принимать компетентные управленческие или производственные решения. Ниже приведен пример организационной структуры, рассматриваемый выше.

Дивизиональная структура управления предполагает, что позиции в отделах делятся на дивизионы согласно типу продукции, которую предприятие производит, группам потребителей или географическим регионам.

Матричная структура предусматривает параллельную классификацию на одном уровне управления в соответствии с различными критериями. На следующей иллюстрации показан способ организации в матричном стиле.

Многофакторный подход — сортировка по разным признакам.

Типы организационных структур

При создании предприятий владельцы сталкиваются с различными задачами, спецификой деятельности, районами осуществления бизнеса, объемом персонала. Все эти факторы при выборе подходящей организационной структуры должны учитываться. Существует шесть стандартных типов организационных структур, однако ничто не мешает их адаптировать и изменять в процессе работы. Рассмотрим основные типы структур и их достоинства и недостатки.

Наиболее простая, хотя и не самая оптимальная структура. В этой модели есть главный руководитель, обычно генеральный директор, а под ним находятся другие руководители, у каждого из которых есть своя небольшая группа подчиненных сотрудников.

На схеме это представлено следующим образом:

Наиболее распространено использование такой организационной структуры в небольших компаниях, которые не имеют отдельных подразделений и занимаются специфической деятельностью. Примерами таких компаний являются кондитерские, интернет-маркетинговые агентства, клининговые компании, местные производители и т.д.

В большинстве линейных компаний ответственность за все финансовые и административные процессы лежит на одном бухгалтере, который занимается бухучетом, учетом налогов, расчетом заработной платы, составлением отчетности, ведением кадрового учета, решением юридических вопросов и прочими сопутствующими задачами.

Не редки случаи, когда такие компании привлекают аутсорсеров вместо штатных бухгалтеров. Аутсорсеры занимаются предоставлением отчетности сразу для нескольких организаций и предпринимателей. В Контур.Экстерне удобно работать с несколькими клиентами: на одной странице отражаются все отчеты, которые необходимо предоставить, система отображает все требования, полученные из налоговой, в таблице можно в любое время проверить сроки действия сертификатов и доверенностей, а сравнение с бюджетом выполняется автоматически для всех организаций. Загрузка, проверка и отправка большого количества отчетов возможны одновременно.

Эта структура также является популярной и простой. В отличие от линейной, функциональная структура предполагает ясное специализирование каждого отдела и организуется горизонтально, а не вертикально. Здесь также присутствуют главный руководитель и директора, но они разделяются по разным функциональным областям: маркетингу, производству, финансам, логистике, бухгалтерии и другим.

На диаграмме это отображается следующим образом:

Данный выбор предпочтителен для организаций, занимающихся одновременно несколькими видами деятельности или производящих значительное количество товаров, работ или услуг. Функциональная структура — подходит для тех, кому особенно важно согласование действий между отделами.

Принципы построения

Необходима эффективная управленческая модель, способная способствовать достижению поставленных целей, а не становиться преградой. Даже если имеется высококвалифицированный персонал, отсутствие разумно организованной структуры приводит к безуспешности усилий владельцев.

Успешный американский писатель и бизнес-тренер Джилл Коркиндэйл (Gill Corkindale) отлично описывает подобные ситуации: «Недостаточно четкая и не разработанная организационная структура приводит к возникновению противоречий; сотрудники сбиваются в своих обязанностях и ролях, управленческие решения принимаются медленно, всё это создает контекст, в котором достижение результатов затрудняется излишним стрессом и конфликтами». Чтобы избежать таких проблем, необходимо придерживаться определенных принципов организации.

Для того чтобы избежать множества ошибок и неэффективности внутри компании, руководителю и высшему руководству следует обратить особое внимание на жизнедеятельность организационной структуры.

6 видов оргструктур

Каждое предприятие является уникальным, поэтому для каждого разрабатывается индивидуальный подход к формированию административного аппарата, однако основой всегда служат классические типовые формы. Для выбора наиболее оптимальной модели рекомендуется собственнику изучить 6 основных, признанных в России и мире:

Считается традиционной или классической, так как она была первой, которую стали изучать. Руководитель может легко принимать управленческие решения, а указания быстро передаются сверху вниз — это повышает эффективность операционных действий. В рамках этого подхода все бизнес-процессы контролируются одним лицом, что предполагает возможность руководителя проявлять гибкость в своих действиях. Особенностью структуры модели считается отсутствие структурных подразделений.

Плюсы:

• Снижение риска дублирования усилий сотрудников и уменьшение потребления финансирования;
• Улучшение координации в производственных областях;
• Стимулирование деловой и профессиональной квалификации персонала.

Недостатки:

• Проблемы с распределением ответственности в чрезвычайных ситуациях;
• Медленная реагирование на изменения внешней среды рынка;
• Чем больше компания, тем длиннее становится иерархическая цепь от руководителя до простого работника;
• Решения принимает один человек, который может злоупотреблять своей властью в своих корыстных интересах;
• Увеличивается нагрузка на руководителя.

Такая организационная структура подходит для небольших предприятий. Например, для небольшой кондитерской или небольшого магазина для животных.

Как выбрать организационную структуру

Решения принимаются дольше при наличии большого количества уровней управления. Также необходимо учесть необходимость разграничения прав и ответственности между подразделениями и сотрудниками. Принимая во внимание эти факторы, следует выбрать оптимальную модель организационной структуры.

Факторы, которые нужно учесть при выборе

При выборе типа оргструктуры следует учитывать следующие факторы:

• Скорость принятия решений по производственным вопросам и реагирования на изменения внутри и вне организации.
• Стиль руководства и согласованность работы структурных подразделений.
• Квалификация и опыт сотрудников. Если персонал достаточно подготовлен, можно перераспределить обязанности в рамках данной оргструктуры.
• Обеспечение эффективного контроля над подчиненными через качественную коммуникацию.
• Масштабы и специфика бизнеса, а также особенности производства, организации сбыта и логистики.
• Географическое распределение и количество подразделений, наличие дилерской сети.
• Использование информационных и цифровых технологий, автоматизирующих процессы и помогающих сотрудникам.

Возможно избавить сотрудников от монотонной ежедневной отчетности, объединить все задачи в рамках проектов, классифицировать их по срокам выполнения и крайним срокам с помощью Битрикс24. В системе управления взаимоотношениями с клиентами каждая заявка, полученная с веб-сайта, социальных сетей, электронной почты и мессенджеров, мгновенно сохраняется в клиентской базе данных, что позволяет менеджерам быстро ее отыскать. При этом программное обеспечение самостоятельно руководит клиентом по воронке продаж — от первого контакта до успешного совершения сделки, а автоматические процедуры отправляют электронные письма и сообщения SMS, автоматизируя процесс продаж.

Алгоритм формирования организационной структуры

Процесс разработки организационной структуры является серьезным творческим и научным этапом. Для каждой компании она создается индивидуально, однако существуют общие шаги. Рассмотрим алгоритм на примере компании, занимающейся деятельностью, требующей реорганизации.

1. Детально опишите стратегию развития фирмы на пятилетний период. Составьте перечень задач, которые обязательно должны быть выполнены, определите инструменты и методы, которые планируется использовать для достижения промежуточных и итоговых результатов.
2. В случае, если ваша компания имеет несколько бизнес-направлений, проведите сегментацию и определите структуру высшего руководства для каждого из сегментов.
3. Включите отдельный блок для каждого сегмента — центра доходов, который будет способствовать увеличению прибыли внутри своего подразделения.
4. Определите область управления для каждого центра доходов, в зависимости от ассортимента товаров и услуг, особенностей ЦА и географического расположения.
5. Установите показатели эффективности для всех бизнес-процессов и необходимые ресурсы для их реализации. Только после этого можно начать поиск исполнителей.
6. Назначьте ответственных за выполнение всех бизнес-процессов и определите формат их взаимодействия с сотрудниками.
7. Разработайте список принципов управления в соответствии с пожеланиями и предложениями владельцев бизнеса или акционеров.
8. Отражайте функциональность каждого подразделения и индивидуальную ответственность руководителей на всех уровнях в документе «Положение об организационной структуре».

Организационные структуры управления

В данной статье рассматриваются основные формы организационной структуры управления с описанием их положительных и отрицательных аспектов.

Главная цель лекции: представить основные структуры управления организациями и выделить их положительные и отрицательные стороны.

Организационная структура управления включает в себя деятельность субъекта управления, которая является индивидуальной и зависит от особенностей хозяйственной деятельности организации.

Организационная структура — это совокупность управленческих звеньев, которые расположены в строгой иерархии и обеспечивают связь между управляющими и управляемыми подсистемами.

В структуре управления организацией обязательно выделяются следующие элементы:

• Звенья (отделы);
• Уровни управления.

В области управления существуют два основных типа организационных структур:

1. Бюрократические организационные структуры:
2. Линейная.
3. Линейно-штабная.
4. Функциональная.
5. Дивизиональная.
6. Матричная.

Линейная структура характеризуется тем, что в каждом отделе есть один руководитель, обладающий всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство своими подчиненными работниками. Он также выполняет все управленческие функции.

В линейной системе каждый звено и подчиненный имеют своего руководителя, через которого проходят все управленческие решения. Здесь управленческие звенья несут ответственность за результаты работы всех подчиненных им объектов.

В силу того, что в иерархической структуре управления решения передаются по пути «от верхнего к нижнему», а руководитель каждого последующего уровня подчиняется руководителю более высокого уровня, возникает иерархия руководителей в организации.

Иерархическая структура управления представлена на рисунке:

Линейная структура управления

Преимущества линейной структуры управления:

1. Ясная система взаимодействия между подразделениями.
2. Четкая система монополии, эффективное использование центрального аппарата управления.
3. Четкая ответственность.
4. Быстрая реакция исполнителей на непосредственные указания руководства.
5. Оперативность в принятии решений на одном уровне управления.
6. Простота организационных форм и ясность взаимосвязи.
7. Минимальные затраты в производстве.

Недостатки линейной структуры управления:

1. Длительное время на реализацию управленческих решений.
2. Ограниченная инициатива на всех уровнях.
3. Ограниченные возможности карьерного роста менеджеров.
4. Недостаточная гибкость и приспособляемость к окружающей среде.
5. Склонность к тяготению и перекладыванию проблем при решении вопросов, требующих участия нескольких подразделений.
6. Критерии эффективности и качества работы подразделений и организации в целом – различаются.
7. Стремление к формальной оценке работы приводит к появлению атмосферы страха и недоверия.
8. Повышенная зависимость результатов работы от уровня квалификации и деловых качеств руководителей.

Функциональная структура управления характеризуется тем, что функциональное управление осуществляется определенным набором подразделений, специализированных в выполнении конкретных видов работ, необходимых для принятия решений в рамках линейного управления.

Концепция структуры управления заключается в том, что выполнение конкретных функций по различным вопросам возлагается на группу специалистов, сфокусированных на осуществлении определенных видов деятельности.

В организации, обычно специалисты одного профиля объединяются в структурные подразделения (отделы), такие как отдел маркетинга, плановый отдел, бухгалтерия, логистика и т.д. Таким образом, общая задача управления организацией разделяется среди различных уровней на функциональной основе.

Функциональное и линейное управление существуют параллельно, что приводит к дублированию подчинения исполнителей.

Иллюстрация демонстрирует функциональную структуру управления.

Функциональная структура управления.

Преимущества функциональной структуры управления:

1. Эффективное руководство благодаря высокой специализации управленческого персонала.
2. Эффективный контроль реализации стратегических решений.
3. Возможность профессионального роста и развития.
4. Отсутствие повторения линейных и функциональных связей.
5. Сокращение времени передачи информации.
6. Низкая загруженность руководства.

Недостатки функциональной системы управления:

1. Проблемы с координацией деятельности различных подразделений.
2. Долгий процесс принятия решения .
3. Потеря взаимопонимания между сотрудниками функциональных служб.
4. Большой интерес к достижению целей подразделений за счет ущерба для общих целей организации.
5. Снижение ответственности из-за отсутствия единоличного руководства.

Линейно-штабная организационная структура — это структура управления, которая сочетает в себе линейную и функциональную структуры с добавлением штабного органа.

Штабные структуры создаются в следующих случаях:

• Устранение последствий стихийных бедствий, аварий, катастроф или их предотвращение;
• Внедрение нового продукта, новой технологии, нехарактерной для данного предприятия;
• Решение неожиданной нестандартной задачи, например, связанной с агрессивным поведением конкурентов на рынке и необходимостью разработки ответной реакции.

Линейно-штабная организационная структура представлена на рисунке:

Линейно-штабная организационная структура.

Среди преимуществ данной структуры управления можно выделить:

1. Тщательное изучение стратегических и тактических вопросов.
2. Разделение (частичное) работы высшего руководства на анализ информации и разработку предложений.
3. Возможность использования внешних экспертов и консультантов.
4. Распределение функциональных обязанностей.

Недостатками линейно-штабного управления являются:

1. Недостаточно четкое определение ответственности, так как внешние консультанты не несут ответственности за результаты принятых решений.
2. Склонность к чрезмерной централизации управления.
3. Другие недостатки, присущие линейной структуре управления.

Функциональная структура

Данный тип организационной структуры группирует лиц в зависимости от роли, которую они выполняют в своей профессиональной деятельности.

• Высокая специализация.
• Понятная иерархия.
• Четкая ответственность.
• Высокий уровень производительности и скорости.
• Не требуется повторение работы.
• Все функции имеют одинаковую важность.
• Общение сталкивается с несколькими препятствиями.
• В центре внимания находятся люди, а не организация.
• Решения, принятые одним лицом, не всегда выгодны для организации.
• С ростом компании становится сложнее контролировать внутренние действия.
• Отсутствие сотрудничества между различными отделами или единицами.
• Из-за разделения функций сотрудники могут не знать о действиях коллег.

Структура по подразделениям

Этот тип структур основан на различных подразделениях в организации. Они группируют сотрудников в зависимости от продуктов, рынков и географического положения.

Продуктовая (товарная) структура

Эта структура основана на организации сотрудников и работы вокруг различных продуктов. Если компания производит три различных продукта, то у нее будет три различных подразделения для этих продуктов. Этот тип структуры наилучшим образом подходит для розничных магазинов с большим количеством продуктов.

1. Немощные элементы можно закрыть легко.
2. Каждая единица может функционировать как отдельное структурное подразделение.
3. Быстрое и простое принятие решений.
4. Высокая независимость у лиц, принимающих решения.
5. Отдельным продуктам уделяется особое внимание в зависимости от возникающих проблем.
6. Организация характеризуется высокой производительностью и эффективностью.
7. Поскольку каждая структурная единица функционирует независимо, организационные цели сложно достичь.
8. Недостаточная конкуренция между внутренними подразделениями.
9. Большое количество уровней в организации мешает развитию бизнеса.
10. Все единицы не могут быть равноправными.
11. Маркетинговые стратегии для отдельных продуктов могут значительно различаться по стоимости.

Модели систем управления

На основании основополагающих принципов и особенностей операционной деятельности фирмы разрабатываются модели управления организацией. В настоящее время в практических условиях применяются две модели:

• модель управления целями;
• модель управления изменениями.

Модель управления целями предполагает организацию оперативной деятельности фирмы путем постановки промежуточных задач. Данная модель применяется в организациях, у которых отсутствует конкретная формулировка конечных целей. Вследствие этого организации вынуждены перемещаться от одной стадии к другой, возникает периодическое смещение акцента от одной направленности деятельности к другой. Применение данной модели свидетельствует о неэффективности системы управления фирмы.

Управление изменениями в  практике предполагает стремление к определенной цели, при этом осуществляется поэтапная реализация задач, неизменными остаются только глобальные цели. Обновляются лишь стандарты и технологии, используемые в управленческих процессах.

Роль приложения ЛидерТаск в эффективном управлении медицинской организацией

Для повышения качества управления управленческими процессами используются специальные системы. Одной из таких программ является отечественный продукт ЛидерТаск. Это современное и функциональное программное обеспечение, которое предназначено для решения различных вопросов, связанных с организацией и улучшением эффективности управления компанией.

В приложении ЛидерТаск доступны следующие полезные функции:

• Создание заданий для подчиненных и контроль над их выполнением.
• Делегирование задач.
• Проектное и индивидуальное планирование.
• Организация группового сотрудничества.
• Хранение корпоративной информации с централизованным доступом для сотрудников.
• Эффективное ведение клиентской базы.
• Оценка производительности сотрудников.