10 эффективных способов управления персоналом для повышения производительности

Эффективность управления персоналом можно повысить, внедряя систему мотивации и поощрения сотрудников, а также улучшая коммуникацию в коллективе. Важно создать благоприятную рабочую атмосферу, где каждый член команды будет чувствовать себя важным и ценным.

Далее в статье рассмотрим какие меры могут быть приняты для улучшения мотивации сотрудников и какие коммуникативные методики помогут управлять персоналом более эффективно. Также мы обсудим важность обратной связи и ее роли в формировании успешной команды. Узнаем, какие инструменты могут быть использованы для улучшения процесса управления персоналом.

Как добиться максимальной эффективности: разбираем методы управления персоналом

Для обеспечения эффективной работы команды, будь то сотрудники ресторана или дигитального агентства, необходимо настроить систему управления. Это включает в себя разработку инструкций (должностных, рабочих и других), выбор системы оплаты труда и мотивации, создание модели компетенций и других параметров. Кроме того, важно установить общий подход к управлению в компании. В данной статье мы подробно рассмотрим различные методы управления персоналом.

Виды методов управления персоналом

Методы управления персоналом — это набор приемов, с помощью которых руководитель оказывает влияние на коллектив или отдельных сотрудников. Основная цель — координация деятельности работников и достижение максимальной эффективности.

Традиционно выделяют три вида методов управления персоналом: административные, экономические и социально-психологические. В дальнейшем мы рассмотрим каждый из них более подробно.

Административные

• Власть и нормативное обеспечение трудовой деятельности являются основными методами. Они наиболее распространены в государственных организациях.
• Характеристики этого вида управления:
• Наличие утвержденной нормативной документации — подробные должностные инструкции, уставы, расписание. Некоторые задачи регламентируются приказами или распоряжениями. Документы ориентированы на государственные стандарты и подробно описывают каждый шаг сотрудника.
• Мотивация основана на трудовой дисциплине и чувстве долга. Установлены стандарты дисциплинарной ответственности за нарушение инструкций. За невыполнение возможны штрафы или выговоры.
• Метод управления может быть применим и в частном бизнесе, но важно учитывать преимущества и недостатки такого подхода.
• Нет необходимости постоянно разрабатывать дополнительные стимулы для персонала;
• Сотрудники могут эффективно решать сложные задачи самостоятельно, если руководитель ясно описал ситуацию в инструкциях;
• Всегда есть ответственное лицо за ошибку.
• Из-за отсутствия мотивации и четкого регламента обязанностей сотрудники лишены возможности проявлять творческий подход;
• Возможно возникновение текучести кадров из-за авторитарного стиля управления, что приводит к снижению морального духа сотрудников.

Экономические

Система стимулирования, которая основывается на финансовой мотивации. Работник видит связь между своими действиями и полученной заплатой. Это реализовано с целью повышения эффективности персонала.

Например, ключевыми показателями работы сотрудника является достижение 100 продаж в месяц. За невыполнение плана он получает 100% фиксированной зарплаты, за выполнение — 120%, а за превышение плана —150%. Это стимулирует его к продажам в большем объеме, согласны?

Обратите внимание, что в примере выше, даже за невыполненный план сотрудник получает гарантированную зарплату. Это также стимулирует его выполнять работу в своем удобном режиме и быть уверенным, что в конечном итоге получит конкретную сумму.

Итак, вот варианты стимуляции:

• материальное вознаграждение — работник знает сумму, которую получит и знает, как ее можно увеличить (то, о чем было сказано ранее);
• Мотивационные выплаты — способ стимулировать увеличение заработной платы в зависимости от действий сотрудников или изменяющейся ситуации на рынке. Например, если сотрудник работает в условиях вредных для здоровья, он может получать денежную компенсацию за это;
• Материальная поддержка — предоставление помощи сотруднику в сложных ситуациях (пожар в квартире, тяжелая болезнь и т.д.);
• Привилегии и льготы — метод вознаграждения в виде оплаты телефона, ДМС и т.д. Например, сотрудники нашей компании TexTerra могут получать ежемесячный абонемент в спортзал или бассейн.

Наиболее часто этот метод применяется в цифровых компаниях или сфере продаж. Он позволяет сотрудникам подходить к выполнению своих задач творчески и индивидуально. Иными словами, они прилагают все усилия для увеличения своего дохода, тем самым улучшая финансовый результат компании.

Социально-психологические

С целью повышения эффективности работы персонала используются методы социальной и психологической направленности. Эти методы включают:

• применение психологического воздействия на сотрудников. Отдел кадров отбирает сотрудников с учетом их психологических особенностей и формирует коллектив, где личности и характеры работников гармонично сочетаются и способствуют здоровой конкуренции. Также проводится моральное поощрение и развивается чувство ответственности и инициативности у сотрудников;
• использование социологического воздействия на сотрудников: организация корпоративных мероприятий, выявление неформальных лидеров и оказание им поддержки, установление эффективных коммуникаций между сотрудниками.

Эффективные методы управления персоналом

Ниже кратко изложены методы, которые помогут разработать собственную стратегию эффективного управления персоналом и компанией в целом.

Среди экономических методов особое значение имеет система премирования, которая, кстати, эффективнее, чем введение штрафов. Известно давно, что базовая постоянная заработная плата является лишь базовым фактором, то есть ее наличие обеспечивает присутствие сотрудника на рабочем месте и выполнение установленного графика работы. Однако постоянная часть дохода не способна стимулировать человека к особым достижениям, поэтому практически во всех компаниях вводят переменную составляющую.

Многие руководители допускают ошибку при создании системы премирования в компании — они используют только индивидуальную составляющую вознаграждения, поощряя сотрудников исключительно за их личные достижения. Однако оптимальная бонусная программа должна предусматривать как минимум три уровня поощрения.

Первый уровень, персональный, в области экономического управления персоналом, повышает эффективность сотрудников, стимулируя их делать больше, чем требуется по должностным инструкциям. Второй уровень состоит в поощрении проектных команд, отделов и подразделений, то есть любых групп, которые можно сформировать в рамках компании. Это следует делать даже в небольших организациях.

Поощрение команд будет способствовать возникновению конкуренции внутри компании.

В конце концов, третий элемент бонусной системы — вознаграждение за достижения компании в целом. Эта составляющая объединяет всех сотрудников в стремлении к общей цели и преодолевает отрицательное воздействие индивидуального и конкурентного аспектов командного бонуса.

При этом, премия за достижения всей компании должна быть наиболее значимой, чтобы люди связывали успех компании со своим собственным. Самая небольшая часть премии — групповые бонусы: здесь людей мотивирует азарт и взаимная поддержка команды, поэтому размер финансовой награды не столь важен. Личная премия должна занимать промежуточное положение между ними по величине. Оптимальным периодом расчета бонуса является год за командные достижения и работу компании в целом, а также квартальная персональная премия. При слишком частом или редком вознаграждении его ценность и влияние на производительность снижаются.

Одна из наиболее результативных стратегий управления — применение процессного подхода и назначение руководителей проектов (можно скачать образец должностной инструкции). Часто полагают, что эти методы применимы только в крупных компаниях, однако именно такие подходы помогают устранить негативное влияние недостаточной иерархичности небольших организаций.

Психология эффективного управления персоналом в организации

О возникновении психологической составляющей управления в маленькой компании можно сказать пару слов. Следует отметить, что такая компания является своего рода семьей, где все сотрудники знакомы друг с другом, обсуждают друг друга и сразу видят ошибки каждого. В связи с этим руководить небольшим коллективом часто бывает труднее, чем управлять крупным предприятием. Кроме того, ситуацию усложняет то, что в малом бизнесе недостаточно уровней управления, а если один сотрудник из группы, ранее равноправных коллег, возглавит компанию, это приводит к возникновению психологического напряжения.

Для устранения противоречий внутри маленькой организации требуется соблюдение определенных правил. Одно из основных правил — найм и продвижение сотрудников на основе их компетенций, для чего необходимы методы оценки персонала в компании. Важным аспектом этого правила является прозрачность в принятии решений. Даже в авторитарной системе управления сотрудники хотят понимать логику и основание указаний и задач, которые им приходится выполнять: принцип «Будет так, как сказано» в настоящее время неэффективен. Чтобы избавиться от таких проблем, по крайней мере в бухгалтерских, кадровых и других рутинных вопросах, можно поручить эти дела аутсорсинговой компании.

Ещё одним неотъемлемым элементом комфортной рабочей атмосферы является запрещение распространения сплетен, слухов и жалоб внутри коллектива: такие случаи обязательно возникают, но руководитель не должен принимать решения на основе таких факторов.

Без сомнения, для создания благоприятной атмосферы положительное влияние окажет пример, который руководитель демонстрирует своим поведением. Кроме того, соревновательность также способствует достижению поставленных целей: искусственное соревнование на рабочем месте призвано заменить возникающие межличностные, кадровые и другие формы личной борьбы за место в коллективе.

Как выглядит эффективное управление персоналом?

Мы в течение двух лет исследовали свыше 1000 организаций, почти 100 квалифицированных специалистов и практиков в области управления персоналом. Проанализировав большое количество данных о том, как компании оценивают влияние HR-служб на прибыльность, рост выручки и другие финансовые показатели, я готов поделиться секретами ведущих организаций.

Современные HR-команды приобретают новые характеристики. Они по-прежнему выполняют сложные задачи, однако при этом используют автоматизацию и оптимизацию данных обязательных действий. Это позволяет им сосредоточиться на проектах, корпоративной культуре, ценностях, лидерстве и результативности — на тех «мягких» аспектах, которые ориентированы на людей.

Данная метаморфоза, известная как «высокоэффективное руководство персоналом», является основным принципом для отдела по кадрам. Однако это относится не только к HR. Высокоэффективное руководство персоналом дает нам представление о том, как быть опытным руководителем, эффективно управлять информационными технологиями и другими функциями бизнеса, а также сконцентрироваться на всей организации.

Нами были выявлены семь основных методов, которые характеризуют эти компании, демонстрирующие высокую эффективность.

Семь главных советов

1. Планируйте деятельность сотрудников, анализируя и понимая их жизнь на работе

В ходе планирования следует учитывать, как люди функционируют, принимают решения и организуют свое время и усилия. Используйте эти знания для разработки специальных инструментов управления персоналом, которые помогут сотрудникам выполнить задачи, улучшить свои навыки, установить сотрудничество и заручиться их большей заинтересованностью.

2. Используйте HR-технологии, чтобы повысить производительность и улучшить жизнь сотрудника

HR-технологии представляют значительный потенциал, который выходит за рамки простой автоматизации уже существующих практик. Как профессионалы мы знаем, что высокоэффективные HR-организации в состоянии обнаружить и использовать возможности, предоставляемые технологиями, с целью увеличения эффективности работы, улучшения обратной связи и организации совместной деятельности всех команд в компании.

3. Возглавьте движение к цифровизации

В то время как многие предприятия пытаются разобраться в значении цифровой революции для своего дела, у кадровых ресурсов имеется уникальная возможность быть ведущими, а не отставать. Организационная структура, системы вознаграждения и привилегии — все это в компетенции кадровых ресурсов — являются фундаментальными для бизнеса в достижении цифрового будущего.

4. Понимайте и поддерживайте гибкие и командно-ориентированные организационные модели

Классические иерархии уже не отражают текущие процессы. Инновационные организации предлагают коллективные решения, направленные на помощь гибко управляемым командам в решении задач, таких как управление целями, повышение эффективности, коучинг, контроль и развитие.

5. Работайте с руководством, чтобы сформировать культуру доверия, единства, единых целей и прозрачности

HR-департаменты, которые достигают высоких результатов, не только заботятся об исполнении требований и контроле – трудных задачах. Придавая большое значение культуре, у команд HR, которые добиваются высокой производительности, имеется множество возможностей для решения мягких задач.

6. Планируйте деятельность управления персоналом, чтобы работать как сеть команд, ломая разобщенность между HR и остальными департаментами

Хотя специализация в таких вопросах, как подбор кадров, обучение, вознаграждение и прочие важные функции, имеет значение, большинство проблем в настоящее время являются комплексными. Эффективные команды HR действуют в качестве гибких консультационных групп, объединяя все ресурсы, когда возникает проблема.

7. Духовно возрождайте, профессионализируйте и постоянно совершенствуйте своих специалистов по персоналу

Место для HR-департамента не должно быть использовано для перекладывания сотрудников, которые не могут быть вовлечены в работу других подразделений компании. Необходимо требовать такого же уровня развития и инноваций, как и в других подразделениях, а также предоставлять сотрудникам широкие возможности для стажировок, внешнего обучения, проведения исследований и посещения компаний-партнеров.

В меняющемся мире вопросы управления персоналом имеют большее значение, чем когда-либо

Однако нужно признать, что примеры HR-команд, которые постоянно идут вперед и достигают целей, вдохновляют и заслуживают внимания. Они являются иллюстрацией того, что я наблюдаю весьма долгое время: компании, которые развиваются и сосредоточены на достижении семи основных результатов эффективных HR-организаций, просто являются лучшими компаниями в общем рейтинге. Как правило, они более прибыльные, растут быстрее и имеют выше уровень вовлеченности сотрудников.

В современном трудовом мире требуются HR-департаменты, которые обладают лидерством, креативностью и энтузиазмом. Времена команд, которые просто хотят работать, прошли: теперь вам предоставляется возможность возглавить процесс. Высокоэффективные HR-менеджеры должны вести борьбу за то, чтобы сделать рабочий процесс продуктивным, привлекательным и полезным.

Как повысить эффективность сотрудников

С целью улучшения эффективности работы персонала имеется возможность прибегнуть к одному или нескольким эффективным методам и инструментам:

• Стимуляция и система мотивации. Реализация CRM-систем в деятельности компании позволяет осуществлять наиболее точную и объективную оценку деятельности сотрудников. Для повышения производительности неэффективного персонала предпринимателю или HR-менеджерам рекомендуется заняться системой мотивации. В отделе продаж чаще всего используются системы вознаграждения «оклад + процент от продаж».

Материальная мотивация – эффективный инструмент повышения продуктивности труда. В других структурных подразделениях компании также возможно внедрение разнообразных систем поощрений, зависимых от выполнения и превышения KPI-планов.

• Развитие персонала. Одно из наиболее эффективных вложений в бизнес – это инвестиции в развитие сотрудников. Затраты на обучение, прохождение различных тренингов, повышение квалификации и наставничество окупаются в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Сотрудники, обладающие более высокой квалификацией, не только проявляют высокую производительность, но и способствуют развитию всей компании, придавая ей конкурентные преимущества.
• Формулирование конкретных целей и задач. Определенные и конкретные планы на среднесрочную и долгосрочную перспективу, а также постановка целей на каждый день, способны сформировать у сотрудников необходимую дисциплину для достижения высокой производительности.
• Установка сроков. Установление временных рамок эффективно стимулирует внутреннюю мотивацию сотрудников. По наблюдениям одного профессора, время, необходимое для выполнения задачи, обычно равно времени, отведенному на ее выполнение. Если руководитель назначает подчиненному задачу по созданию новой презентации для клиентов до конца недели, эта задача будет выполнена именно в конце недели. В данном случае помогает строгое регулирование сроков и разбиение крупных проектов на меньшие задачи и этапы.

Этапы внедрения

Осуществление плана управления персоналом представляет собой процесс непрерывного управления, состоящий из нескольких фаз, в рамках которых используются общие и специализированные методы управления персоналом.

Планирование

Метод кадрового менеджмента, применяемый в  практике, позволяет определить и расчетливо использовать трудовые ресурсы, разработать прогноз и планы действий, правильно определить потребность в специалистах для удовлетворения бизнес-потребностей. Этому методу лежат в основе экономические и организационные подходы, включающие формирование управленческой структуры, подбор персонала и его расстановку, а также гибкое планирование на краткосрочную перспективу.

Организация

В данной фазе происходит создание организационной системы управления и утверждение документооборота. Специалисты по кадрам находят и отбирают подходящих кандидатов на вакансии. Руководители определяют размер заработной платы и методы материального и нематериального стимулирования.

Непосредственное руководство

Стиль управления персоналом зависит от того, какие приемы и методы используются:

• Если преобладают авторитарные методы руководства, основное внимание уделяется поддержанию дисциплины и разработке строгих регламентов для всех процессов. Это характерно для государственных и крупных промышленных предприятий.
• Если стиль управления лояльный, в основе лежит материальное и нематериальное поощрение, а также развитие личности сотрудников. Такой формат актуален для сфер продаж, маркетинга и IT.

В сегменте малого бизнеса преобладает либеральный стиль руководства, при котором методы выбираются в зависимости от ситуации.

Контроль

Характеристика человеческого ресурса предприятия отличается отсутствием стабильности. Для поддержания контроля над ним рекомендуется регулярно анализировать:

• Кадровую текучесть: показатели оборота и устойчивости, продолжительность работы в компании, причины увольнения;
• Изменения в формальных показателях — например, возраст и стаж специалистов;
• Соответствие профессиональных навыков сотрудников должностям, которые они занимают.

Регулирование

Служба кадрового учета контролирует соблюдение законодательства в сфере труда, правильность составления внутренних документов, включая приказы и распоряжения. Руководители подразделений принимают участие в разрешении трудовых споров и конфликтов.