Адаптация персонала: важность этого процесса для успешной работы коллектива

Адаптация персонала – это процесс, который направлен на успешную интеграцию новых сотрудников в коллектив организации. Она включает в себя подготовку, обучение, ознакомление с корпоративной культурой и ценностями компании.

В следующем разделе статьи мы рассмотрим основные принципы адаптации персонала, важность данного процесса для успешного развития бизнеса, а также эффективные методы, которые помогут организации создать комфортные условия для новых сотрудников и помочь им быстрее адаптироваться в новой рабочей среде.

Адаптация персонала

Каждая организация сталкивается с проблемой текучести кадров. Присоединение нового сотрудника — только одна часть рабочего процесса. Однако, важно, чтобы он быстро адаптировался к коллективу организации. Многое будет зависеть от его работоспособности и успехов предприятия в целом.

Первоначально приспособлением организма к окружающему миру занималась только физиология. Однако, сегодня вопрос адаптации имеет гораздо широкий смысл. Любое изменение в жизни влечет за собой выход из зоны комфорта. Каждому человеку необходимо приспособиться, привыкнуть и освоить новые правила игры, иными словами — пройти адаптацию.

Данное явление непосредственно влияет на трудовую деятельность каждого работника, его эффективность и психологическое состояние. Боязнь, тревоги и неуверенность только ухудшают ситуацию. Квалифицированная адаптация персонала в организации помогает успешно справиться с этими проблемами.

Адаптация персонала — это комплекс мероприятий, целью которых является обеспечение более быстрой и легкой приспособляемости сотрудника к новым условиям труда и работе в сплоченном коллективе организации для максимально эффективного выполнения своих обязанностей. Правильно организованная адаптация позволяет достичь желаемых результатов в несколько раз быстрее.

Цели использования адаптации персонала в организациях

При вступлении в слаженный коллектив, новый сотрудник часто испытывает стресс, связанный с новыми условиями, включая окружение, взаимодействие с другими и требованиями задач.

• Помогают сотруднику сконцентрироваться на своей работе и достичь высокой производительности.
• Снижают вероятность ошибок и несоответствий в работе, что способствует повышению качества продукции или услуг.
• Способствуют быстрой адаптации сотрудника к новым рабочим условиям, что позволяет избежать потерь времени и ресурсов на обучение и привыкание.
• Укрепляют командный дух и улучшают взаимоотношения в коллективе, что повышает эффективность работы всей компании.
• Снижают риск конфликтов и недовольства среди сотрудников.
• Увеличивают уровень удовлетворенности и мотивации сотрудников, что способствует их долгосрочной работе в организации.
• Ускоряется процесс адаптации нового сотрудника к его функциональным обязанностям, что позволяет персоналу быстрее достичь нужного профессионального уровня. Это, в свою очередь, повышает общую производительность.
• Вероятность возникновения серьезных проблем, связанных с ошибками начинающих специалистов, которые только приступили к трудовой деятельности, сводится к минимуму.
• Опытным специалистам не требуется долгое время на присмотр за новичками, так как они могут полноценно выполнять свои профессиональные обязанности.

С использованием правильной адаптации можно значительно сократить текучесть кадров.

Важно отметить, что применение адаптации персонала принесет большую пользу самим сотрудникам организации. Эффективная методика, которая была разработана, позволяет не только более быстро войти в рабочий ритм на новом месте, но и получить необходимые знания и навыки. Благодаря поддержке со стороны компании и отсутствию тревожности, каждый специалист сможет оценить свои возможности и эффективнее выполнять свои обязанности для достижения общих целей.

ЗАЧЕМ ПОМОГАТЬ СОТРУДНИКАМ В АДАПТАЦИИ

Акклиматизация новых работников является важным фактором успешной деятельности организации. Помощь в адаптации обладает следующими преимуществами:

1. Повышение продуктивности: Хорошо приспособленные работники достигают оптимальной продуктивности быстрее, так как они лучше понимают ожидания и требования организации.
2. Снижение текучести кадров: Правильная адаптация работников помогает им чувствовать себя связанными с организацией и снижает вероятность преждевременного ухода из-за недовольства или неудовлетворенности.
3. Укрепление командного духа: Адаптация помогает новым работникам быстрее интегрироваться в коллектив и развивать положительные отношения с коллегами, что способствует сотрудничеству и эффективной работе в команде.

ВАЖНЕЙШИЕ ПРОБЛЕМЫ НОВИЧКОВ

При адаптации новые сотрудники могут столкнуться со множеством трудностей и вызовов. Некоторые из самых распространенных проблем включают:

1. Недостаток информации: Ограниченный доступ к информации о компании, ее процессах и системах может замедлить процесс адаптации и создать чувство неопределенности.
2. Изоляция и отсутствие поддержки: Новые сотрудники могут чувствовать себя изолированными и не включенными в команду, особенно если они не получают необходимой поддержки от коллег и руководства.
3. Стресс и неуверенность: Изменение рабочей среды и новые задачи могут вызывать стресс и неуверенность у новых сотрудников, что может отрицательно сказаться на их производительности и благополучии.

Виды адаптации

Включение персонала в адаптационную стратегию включает выполнение работником трех видов адаптации и использование соответствующих методов и инструментов. Универсальной стратегии не существует. Использование одного и того же подхода к младшему бухгалтеру, программисту и секретарю является неэффективным.

Поэтому в компаниях, которые заинтересованы в привлечении квалифицированных сотрудников и развитии персонала, разрабатываются адаптационные планы для каждой должности. В плане содержатся все необходимые для сотрудника документы, инструкции и обучающие материалы, задачи, которые должен выполнить новичок, а также контактное лицо (наставник), с которым он может обращаться со своими вопросами.

В средних и крупных компаниях с несколькими отделами автоматизация этого процесса помогает создавать, контролировать и анализировать процесс адаптации.

Организационная

Процесс адаптации начинается с первого дня трудовой деятельности. Новый сотрудник знакомится с коллегами, высшим руководством, структурой предприятия и иерархической системой. Также ему разъясняют, где находятся различные отделы, где принято обедать и отдыхать, а также каким образом решаются бытовые вопросы.

Если процесс адаптации автоматизирован с помощью системы Mirapolis Onboarding, то все новые сотрудники попадают в систему из базы данных, например, из 1С. Для каждого из них уже создается индивидуальный план адаптации, в котором описаны задачи, которые необходимо выполнить в период испытательного срока, а также список документов, которые нужно изучить и курсы, которые необходимо пройти.

У новичка также имеется доступ к справочнику сотрудника. В нем содержится важная информация на начальном этапе: разделы «О компании», «Миссия», «Ценности». Существует отдельный раздел FAQ с ответами на часто задаваемые вопросы. Изучить все это сотрудник может в офисе, в пути на работу или дома — справочник доступен на мобильном телефоне, планшете или компьютере.

Совет HR-специалисту:

Не стоит перегружать новичка информацией слишком сильно! Не пытайтесь заполнить его первый день информацией. Вводите его постепенно в работу, шаг за шагом, день за днем.

Социально-психологическая

В новой среде человек обычно испытывает дискомфорт и ограниченность. Он не знает, где находится и что находится рядом, к кому можно обратиться с вопросом, с кем можно посоветоваться. Для того чтобы новичок не чувствовал себя потерянным и изолированным, ему необходим наставник. Он помогает адаптироваться на рабочем месте, разобраться в оборудовании и программном обеспечении, подскажет, к кому можно обратиться для решения задач, ответит на различные вопросы, включая те, которые неподобающе задавать руководству, например: «Где здесь курилка для сотрудников?»

Наставничество — взаимовыгодное решение. Новичок быстро приспосабливается к рабочей среде, а наставник совершенствует свои навыки социального управления и получает положительные эмоции от достижений своего подопечного.

В Mirapolis Onboarding каждому новичку назначается наставник. При входе в систему сотрудник видит, кто будет его первым помощником, как его зовут и как он выглядит, и может немедленно обращаться за помощью. Кроме того, в системе можно назначать наставника не только на весь период адаптации, но и на выполнение конкретной задачи.

Совет для HR-отдела:

Для создания комфортной психологической атмосферы в коллективе рекомендуется использовать практику тимбилдингов. Совместное посещение боулинг-клуба, выезд на природу, организация вечеринки в офисе с играми и конкурсами — все это поможет новым коллегам лучше узнать друг друга и способствовать развитию высокого уровня доверия в коллективе.

Профессиональная

Совет HR-специалисту: В данной фазе сотрудник начинает погружаться в сферу профессиональной деятельности, приобретает необходимые навыки, осваивает работу с техническим оборудованием и программным обеспечением. В процессе его развиваются профессиональные качества и формируется положительное отношение к своей работе. Профессиональная адаптация будет более эффективной и происходить быстрее в рамках системы «Mirapolis Onboarding», где новичкам уже доступны обучающие программы, курсы и тренинги, специально подобранные с учетом их опыта и квалификации.

Некоторые учреждения используют игровую форму в качестве метода адаптации. Когда новый сотрудник в течение нескольких дней работает в различных отделах и выполняет различные обязанности. За свою работу в новой роли сотрудник получает бонусные баллы. Желание набрать больше очков стимулирует работника трудиться более эффективно. Кроме того, во время ротации новичок более глубоко понимает, как функционирует учреждение, приобретает полезные навыки и знания.

Максимальный результат от адаптации достигается при ее анализе и улучшении

Для определения эффективности применяемого метода, достижения поставленных задач, а также влияния на финансовые показатели и развитие компании необходимо иметь измеримые критерии.

В данном контексте автоматизированная система адаптации нередко оказывается весьма полезной для проведения анализа данных. Доступ к необходимой информации имеют HR-менеджер, руководитель подразделения, глава компании, а также сам сотрудник. Весь процесс адаптации прозрачен и находится под контролем.

В сводных отчетах, предназначенных для руководства, собрана информация о сотрудниках, работающих во всех филиалах и подразделениях. HR-менеджер в системе получает обратную связь от наставников и сотрудника, следит за выполнением задач по адаптации и в случае необходимости вносит корректировки в стратегию, чтобы улучшить ее и предотвратить увольнение сотрудника.

С использованием аналитики и контроля всегда есть возможность создать индивидуальный процесс адаптации и на основе полученных данных разрабатывать стандартные планы адаптации для различных должностей. Эти планы помогут компании создать единую команду из опытных сотрудников и ускорить процесс адаптации.

Адаптация персонала

Изменения в составе компаний происходят регулярно. Некоторые сотрудники увольняются, вакантные места заполняются новыми специалистами. Однако новому сотруднику может быть трудно привыкнуть к уже сложившемуся коллективу и новым требованиям. В результате возникают конфликты на рабочих местах, а эффективность нового сотрудника остается низкой, пока он не адаптируется к новой среде.

Чтобы избежать таких проблем, проводится адаптация персонала. Рассмотрим этот процесс более подробно: как его правильно осуществить и что сделать, чтобы новый специалист быстро стал частью коллектива и приспособился к работе.

Повысьте эффективность набора персонала с помощью CleverStaff

Для чего в организациях используют систему адаптации персонала

Работодатели разрабатывают программы адаптации, или онбординга, с целью оперативного повышения производительности и эффективности нового сотрудника, а также начала приносить компании прибыль. Для этого необходимо оказать помощь в его включении во внутренние бизнес-процессы, ознакомиться с корпоративной культурой, представить команде, ключевым личностям и общей организационной структуре. Адаптация также имеет цель снизить тревожность. В процессе онбординга у нового сотрудника возникают следующие вопросы и опасения:

• как будет проходить взаимодействие с коллегами;
• совпадение ли будет взглядов с руководителем;
• сможет ли справиться с поставленными задачами и не будет ли неожиданного увольнения в первые недели работы.

Индивидуальный опыт адаптации каждого индивида зависит от его психологических аспектов, коммуникативных навыков и периода времени. Некоторые люди уже с первых дней чувствуются комфортно и с удивлением воспринимают заботу и поддержку от авторитетных личностей. В то же время, есть люди, которым трудно адаптироваться к новой среде в течение года.

Для ускорения процесса адаптации рекомендуется сотрудничество между всеми участниками, наличие регламентов и чек-листов с четким распределением ролей и зон ответственности.

Причины, почему организациям выгодно адаптировать сотрудников

Предоставление новому сотруднику комфортных условий во время адаптации является экономически выгодным для работодателя. Адаптация помогает:

• снизить текучесть кадров в первые месяцы после принятия на работу и сэкономить бюджет на подбор новых специалистов;
• увеличить доход, который принесет сотрудник;
• уменьшить количество ошибок у новичка;
• обеспечить быстрый старт выполнения прямых обязанностей — без адаптации сотрудник будет тратить дорогостоящий временной ресурс на поиск необходимой информации, в основном технической, а не на решение рабочих задач.

Адаптация является эффективным способом повысить уровень удовлетворенности сотрудников и их активное участие в работе, а также укрепить репутацию HR-бренда как внутри, так и вне компании. Сотрудник, который был грамотно адаптирован, скорее всего будет рекомендовать своего работодателя своим знакомым и делать положительные отзывы о нем.

Надлежащая организация процесса адаптации представляет собой форму нематериальной мотивации: сотрудник, который чувствует поддержку и внимание со стороны компании, будет более преданным и заинтересованным в ее успехе, в отличие от равнодушного работника.

Адаптация персонала организации

Процесс адаптации персонала подразумевает включение индивида в новую рабочую среду. Это активное освоение работником профессиональных и социальных обязанностей, которые требуют преодоления неблагоприятных моментов, возникающих по вине сотрудника или работодателя. Обычно адаптация занимает от 3 до 12 месяцев. Важно отметить, что адаптация не является то же самое, что испытательный срок, в котором руководитель должен проходить от 3 до 6 месяцев.

Процесс адаптации начинается с ориентации, которая представляет собой деятельность, направленную на знакомство с новыми задачами и организацией.

Основные цели ориентации:

1. Облегчение начального вхождения в профессию;
2. Установление позитивного отношения к организации;
3. Сокращение текучести кадров;
4. Экономия времени коллег и руководителей.
5. развитие положительного отношения к работе, удовлетворённость выполнением своих обязанностей.

Программа вступления состоит из 2 этапов:

1. ознакомление с организацией — осуществляется HR-менеджером, включает общие представления о компании, основные условия работы, систему оплаты, охрану труда, регулирование трудовых отношений;
2. ознакомление с должностью — проводится руководителем отдела, включает ряд процедур, направленных на установление связей внутри подразделения.

Этот так называемый специализированный ввод включает в себя:

— правила и инструкции

Выделяют 2 группы факторов, влияющих на сроки, темпы и результаты адаптации:

— демографические — стаж, возраст, образование, квалификация;

— психологические — уровень требований работника, самоощущение.

— Социальные — уровень интереса к профессии, уровень заинтересованности в заработке, стремление к образованию, знание о возможностях карьерного роста;

— Производственные:

— Условия работы и правила внутреннего трудового распорядка;

— Возможность участия в принятии решений;

— Способы и время транспортировки на работу, продолжительность работы;

— Психологический климат в коллективе.

Основные типы адаптации:

— I классификация:

1. Профессиональная — освоение специфики и тонкостей профессии, получение необходимых профессиональных навыков;

2. Психофизиологическая — приспособление к санитарно-гигиеническим условиям, режиму работы, характеру и содержанию труда;

3. Социально-психологическая — привыкание к коллективу.

— II классификация:

• Исходная – первоначальное появление в рабочей среде
• Вторичная – возникает при смене места работы с сохранением или изменением профессии или при существенных изменениях в рабочей среде

Технология приспособления

— вступление в структуру;

— вступление в должность;

2. Технология приспособления:

— практическая подготовка, испытательный период;

Управление приспособлением в организации требует разработки 3-х организационных элементов:

1. Структурное закрепление функций управления приспособлением – может быть осуществлено в трех формах:

— выделение подразделения, которое занимается приспособлением;

— распределение специалистов, занимающихся приспособлением по подразделениям;

1. Технология процесса управления приспособлением;
2. Информационное обеспечение приспособления – сбор данных и оценка показателей по уровню и продолжительности приспособления; рекомендуется проводить в рамках технологии оценки персонала.

Выделяют 4 этапа приспособления:

1. Период знакомства – 1 месяц – предоставляет возможность продемонстрировать свои способности
2. Период адаптации – до 1 года – постепенная привыкание к организации, достижение совместимости с коллегами
3. Период ассимиляции – постепенная интеграция работника в организацию, полная приспособленность к ее среде
4. Период идентификации – работник отождествляет личные цели с целями организации, возникает лояльность персонала

Наставничество –

Метод обучения на рабочем месте. Наставниками могут быть опытные работники со стажем, руководители и молодые сотрудники, положительно себя зарекомендовавшие. Он консультирует, обучает и контролирует работу новичка. Преимущество: индивидуальный подход. Как правило, наставник имеет одного или двух учеников.

В организации должно быть разработано положение о наставничестве.

Эффективность адаптации

Показателями эффективности могут служить:

— оценка уровня текучести персонала среди новых сотрудников

— количество продвижений по должностям в первые годы работы

— количество и причины возникновения конфликтов

Объективные показатели адаптации представляют собой показатели, отражающие эффективность рабочей деятельности и активное участие сотрудников в ее различных сферах.

Субъективные показатели адаптации отражают удовлетворенность работой сотрудника в организации.

Для качественной оценки адаптации применяются интервью и анкетирование. Количественно оценить эффективность системы адаптации можно по следующим показателям:

1. Процент сотрудников, успешно прошедших испытательный срок и занимающих роль наставника
2. Стоимость адаптации одного из сотрудников или наставников.
3. Определение, цели, разновидности адаптации
4. Программа введения
5. Менторство
6. Адаптационная технология
7. Адаптация различных групп сотрудников:

Молодые медики, новобранцы, руководящий состав

Состав «группы поддержки»

На первых порах наиболее важно не оставлять нового члена коллектива в изоляции. В организациях этой задачей занимаются:

— специалист по кадровому делопроизводству, который осуществляет контроль над этапами процесса приспособления нового сотрудника, отвечает за организационные процедуры и определяет направления обучения (в случае необходимости);

— наставник, который сопровождает новичка на всех этапах его интеграции в коллектив, контролирует его деятельность в рамках трудовых обязанностей, а также отвечает на возникающие вопросы;

—Руководитель, осуществляющий оценку результатов работы приемного сотрудника и принимающий решение о продолжении или прекращении трудовых отношений.

Ориентационная программа

Ориентационная программа – составная часть процесса адаптации, способствующая снижению уровня стресса, ознакомлению нового сотрудника с основными аспектами работы, быстрому ориентированию в новой рабочей среде, знакомству с персоналом, рабочими процессами и организационной структурой.

Данный документ является инструкцией для нового сотрудника и его наставника, который будет оказывать помощь в течение начального периода работы. Продолжительность адаптации сотрудника в среднем составляет три-четыре месяца, поэтому ориентационная программа часто рассчитывается на данный период времени.