Эффективные методы выявления потребностей в обучении сотрудников: секреты успешной разработки обучающих программ

Для эффективного обучения персонала крайне важно правильно определить их потребности. Одним из методов выявления потребностей в обучении является анализ результатов оценки производительности сотрудников. Этот подход позволяет выявить пробелы в знаниях и навыках сотрудников и определить необходимые обучающие программы.

В следующих разделах статьи мы рассмотрим другие методы оценки потребностей в обучении, такие как опросы сотрудников, консультации с руководителями и экспертными группами, анализ отзывов клиентов и партнеров. Также мы обсудим важность персонализированного подхода к обучению и различные способы адаптации обучающих программ под индивидуальные потребности сотрудников.

Как выявить потребности в обучении

Регулярное обучение сотрудников является неотъемлемым требованием. Важно определить, кого, чему, когда, как и где обучать. Рассмотрим способы получения информации, необходимой для принятия соответствующих решений.

Отметим, что необходимость в обучении возникает в случае появления следующих разрывов:

1. Разрыв между фактическим и требуемым качеством работы или предоставления услуг.
2. Разрыв между фактическим и требуемым уровнем hard и soft skills у конкретного сотрудника.
3. Разрыв между фактическим и требуемым уровнем квалификации сотрудников определенного подразделения.
4. Разрыв между фактическим уровнем потенциала сотрудников компании и уровнем, необходимым для ее устойчивого развития.

Первый указанный разрыв наблюдается на уровне работы, второй — на уровне конкретного специалиста, третий — на уровне подразделения, четвертый — на уровне всей организации. Устранение этих разрывов, то есть несоответствий между существующим и желаемым состоянием, является целью обучения сотрудников.

Потребность в обучении персонала возрастает в следующих случаях:

• при снижении финансовых и/или производственных показателей организации или ее конкретных подразделений;
• при освоении компанией новых сфер деятельности;
• при частичном или полном изменении стратегии устойчивого развития;
• при росте ценности человеческого капитала (то есть разведение собственных специалистов более экономически целесообразно, чем привлечение персонала с внешнего рынка труда);
• при необходимости сокращения организационных издержек путем повышения производительности труда;
• Если необходимо решить уже имеющиеся или прогнозируемые проблемы в организации;
• Если в производство поступает новое оборудование или программное обеспечение, а также в случае обновления рабочей методики;
• Если планируется увеличение численности персонала;
• Если планируется расширение ассортимента товаров и/или услуг.

Какими способами можно собирать необходимую информацию?

• Интервью. Подготовьтесь заранее, составив список вопросов, которые помогут выяснить, какие знания, навыки и умения обладает сотрудник, и готов ли он к обучению. Записывайте разговор на аудио или видео.
• Аттестация. Удобная и всем известная процедура, позволяющая оценить текущую квалификацию сотрудников. Кроме того, в соответствии с законом, по ее результатам можно принимать различные кадровые решения (повышение, понижение, увольнение и т.д.).
• Анализ профессиональных навыков, который определяет, соответствуют ли уровень знаний, умений и компетенций сотрудника требованиям, установленным в организации. То есть производится сравнение компетенций каждого специалиста с компетенциями, указанными в матрице компетенций организации.
• Анализ хода выполнения работы. В рамках этого метода производится оценка всех этапов работы и выявляются узкие места, в которых специалист сталкивается с трудностями при выполнении своих служебных обязанностей.
• Анализ документации. Включает в себя правила внутреннего регламента труда, должностные инструкции, положения об обучении и повышении квалификации, регламенты работы и т. д. Сюда также относятся проверка личных дел сотрудников и анализ планов их профессионального развития.
• Анализ информационных систем. Речь идет о программном обеспечении, которое используется сотрудниками ежедневно, таких как системы управления персоналом, CRM и системы поддержки принятия решений. Преимущества этого метода в его простоте в сборе, систематизации и оценке данных, так как все эти процессы полностью автоматизированы.
• Опросы и тесты. Эти методы выделяются своей простотой и доступностью как в подготовке, так и в проведении. Они позволяют охватить большое количество людей (в отличие от интервью или анализа компетенций). Кроме того, результаты опросов и тестов легко анализировать и систематизировать.
• Экспертная оценка. Ее проводят комиссия или один эксперт. Может быть задействованы внутренние и внешние специалисты, которые оценят навыки работников и предоставят рекомендации по обучению.
• Наблюдение за сотрудниками. Это должно быть скрытым, чтобы избежать искусственной активности и представления себя лучше, чем на самом деле. Хотя этот метод требует времени и усилий, он позволяет собрать максимум достоверной информации, включая ошибки и недостатки специалистов.
• Решение профессиональных задач. Здесь нужно представить задачи, которые оценивают текущие навыки сотрудника и его потенциал, с учетом будущего развития компании и направлений, в которых она собирается двигаться.

Профессиональный подход к выявлению потребностей

На текущий момент существует большое количество способов, которые помогают обнаружить и объяснить разнообразные потребности в обучении сотрудников. В дальнейшем представлен перечень из семи методик, которые применяются наиболее часто в практике.

Собеседование и интервью.

Собеседование обычно проводится при приеме на работу, а интервью может быть проведено как с работником, так и с его прямым руководителем. Интервью может быть коротким, поэтому для получения максимального количества полезной информации необходимо заранее подготовиться к разговору. Вопросы, правильно подготовленные, могут показать, какие навыки уже владеет человек, а также выяснить, есть ли у него стремление к дальнейшему обучению и саморазвитию. Планирование потребности станет проще, если вы соберете много исходной, и прежде всего достоверной информации. Во время интервью и собеседований рекомендуется вести записи с ответами на вопросы.

Аттестация персонала.

Необходимо регулярно проводить аттестацию, как минимум один раз в год, для улучшения результатов работы персонала. В случае невозможности проведения регулярной оценки, рекомендуется использовать несколько методов для определения необходимости повышения уровня обучения.

Анализ компетенций.

Данная методика может быть применена для выявления индивидуальных образовательных потребностей, либо включена в систему оценки квалификации. Основной принцип заключается в оценке соответствия каждого сотрудника конкретным требованиям, установленным организацией.

Тесты и анкеты.

Данные методы характеризуются своей простотой и доступностью, и позволяют за непродолжительное время определить потребности в улучшении результатов обучения сотрудников. Они применяются в основном, когда необходимо быстро оценить профессиональный уровень большого числа работников для определения исходной задачи руководителя. Тест поможет быстро выявить пробелы в знаниях и навыках рабочих, а анкета позволяет получить обратную связь от персонала, что является очень полезным, поскольку в таком случае человек может самостоятельно указать на свои слабые места и выбрать курс своего развития.

Оценка эксперта.

Считается, что наиболее эффективным является следующий подход. Для реализации данного метода необходимо сформировать экспертную комиссию, в состав которой войдут как работники предприятия, так и внешние профессионалы. Возможен также вариант, когда в предприятие приглашается один внешний эксперт, который будет руководить комиссией, состоящей из штатных сотрудников. В результате проведенной работы будет получено заключение экспертов, которое послужит основой для руководителя предприятия при разработке плана обучения.

Анализ решений и результатов деятельности работников.

Собирать информацию можно различными приемами, удобными для руководства: наблюдать за работником во время трудовой деятельности, опрашивать его коллег.

Надзор за работой персонала.

Эти методы требуют больших усилий и временных затрат, однако они позволяют тщательно исследовать ошибки, которые сотрудники допускают, а также проблемы, с которыми они сталкиваются при выполнении своих задач.

Иногда невозможно ясно определить потребность в улучшении уровня обучения с помощью опросов, поэтому стоит использовать другие методы диагностики. Анализ работы является одним из наиболее достоверных способов из этого списка. В основном, производится анализ показателей работы сотрудников за определенный период времени. Полученные данные разделяются на этапы, чтобы выяснить, на каких именно этапах люди испытывают трудности в выполнении своих обязанностей.

Зачем нужен анализ потребностей в обучении?

Исследование потребностей в обучении изучает знания, навыки и способности работников, чтобы определить, какие виды обучения им нужны для продвижения вашей организации к ее целям.

Однако почему так важно изучение потребностей в обучении?

Этот анализ сосредотачивается на целях вашей организации, и затем определяет задачи и необходимых людей для их достижения. Он собирает базовую информацию о том, с чего начинают ваши сотрудники, чтобы вы могли предоставить им инструменты, необходимые для достижения целей вашей компании.

Если не выполнить этот шаг, то это будет аналогично ситуации, когда сотрудники оказываются на плоту посреди океана без видимой земли. Они не будут знать, в каком направлении грести, и в конечном итоге истощатся и сдаются.

С чего следует начать и как определить потребности сотрудников в обучении?

Многие организации не проводят анализ, поскольку сложно понять, с чего начать. Вот 8 конкретных шагов, которые помогут определить потребности сотрудников в обучении:

1. Решите, чего вы пытаетесь достичь

Оценивая предварительные знания сотрудников, некоторые люди предпочитают учитывать контекст. Однако, чтобы данные были более информативными, определите организационные цели и задачи компании перед сбором информации о сотрудниках. Это поможет определить, на что стоит потратить время и ресурсы на обучение.

Ваши цели могут быть очень конкретными, например, перевести весь офис на новое программное обеспечение, или несколько абстрактными, как улучшение обслуживания клиентов. Однако, если вы сможете определить их как цели, то сможете обучить других и собрать статистические данные о прогрессе.

Независимо от того, какими они являются, убедитесь, что весь ваш руководящий персонал готов сосредоточиться на достижении ваших целей.

2. Определите знания, навыки и способности, необходимые для достижения ваших целей

По мере продвижения вашей организации и ее изменения, у ваших рабочих могут возникнуть пробелы в их знаниях, навыках и способностях.

В данной стадии подробно излагается и формулируется, что рабочие должны знать, понимать и быть в состоянии выполнить к концу обучения для достижения вами поставленных целей. Эти обучающие цели помогают направлять и сосредоточивать ваше обучение на отдельных персонах.

3. Выясните, что знают сотрудники

Запишите список необходимых знаний, навыков и способностей и определите, на каком уровне находятся ваши коллеги. Предоставьте им возможность продемонстрировать свои знания (и выявить любые пробелы), прежде чем приступать к разработке образовательных программ.

Существует множество способов получить эту информацию, включая:

• Использование анкет или опросов
• Наблюдение за коллегами и проверка их работы
• Проведение официальных оценок и аттестаций

4. Поговорите с сотрудниками

Уделите время для опроса сотрудников и выясните, что им необходимо для более эффективной работы. Интересны ли они на своем рабочем месте, и если нет, то какие изменения сделают их более счастливыми?

Поощряйте открытую обратную связь. Покажите, что вам действительно важно установление целей и задач обучения, удовлетворяющих потребностям сотрудников, а не просто принятие решения о том, кому сократят зарплату в следующий раз. Это поможет выявить недостатки, о которых вы раньше не задумывались.

5. Поговорите с менеджерами

Менеджеры – это промежуточное звено между руководством и сотрудниками. Таким образом, они обладают уникальной перспективой на текущее положение дел в компании как на уровне руководства, так и на местах.

Обратитесь к своим менеджерам, чтобы выяснить их мнение о том, какие аспекты можно улучшить, а какие можно отложить на задний план.

6. Определитесь с данными, которые важны для вашей команды

Обратите внимание на те аспекты, которым вы хотите уделить особое внимание, когда анализируете собранные данные. Если все сотрудники согласны с тем, что время обеда слишком короткое, но это не соответствует вашим целям по улучшению процесса продаж или выставления счетов, не фокусируйтесь на этом вопросе в данный момент.

Сравните полученную обратную связь с целями, которые вы устанавливаете в начале процесса.

7. Оцените свои текущие учебные ресурсы

• Интерактивные онлайн-курсы
• Вебинары и видеоуроки
• Интерактивные тесты и квизы
• Мобильные приложения для обучения
• Симуляции и виртуальные тренинги
• Проведение обучения в зависимости от географических зон, на конкретных рабочих местах и в определенных филиалах
• Проведение экспериментального обучения
• Использование модулей микрообучения
• Предоставление обучения в геймифицированной форме

Анализ потребностей в обучении также может помочь выявить предпочтения сотрудников в отношении обучения, что способствует повышению их мотивации и вовлеченности в процесс обучения.

8. Подбирайте тренировки и занятия под свои нужды

Соответствие обучения вашим потребностям означает, что вам предоставляется необходимое обучение, прицеленное именно на те навыки, которые необходимы сотрудникам для достижения ваших организационных целей с самого начала. Так как у сотрудников изначально ограниченное время на обучение, вам необходимо удостовериться, что они получают именно то, что им нужно, и в тот момент, когда им это необходимо.

Если вы собираетесь пересмотреть свои процедуры в соответствии с местными правилами, то сейчас не самое подходящее время для обучения сотрудников тому, как заказывать канцелярские принадлежности. Лучше сконцентрируйтесь на том, чтобы предоставить сотрудникам необходимое обучение без лишних услуг, которые могут отвлечь и занять много времени.

Даже при полной реорганизации бизнеса, включая изменение офисных процедур и работы на местах, последовательное выполнение каждого логического шага позволит избежать разочарования и перегрузки у сотрудников (а также у менеджеров и руководителей!).

Зачем определять потребность в обучении персонала

Диагностика необходимости обучения — это один из основных этапов прогресса персонала и организации. Учитывая динамические современные бизнес-процессы, для того чтобы компания оставалась успешной и приносила прибыль, важно адекватно реагировать на постоянные изменения во внешней обстановке. Перед разработкой эффективной учебной программы и ее реализацией необходимо определить потребность в обучении персонала, определить приоритеты и проанализировать текущую ситуацию.

Перечень возможных целей развития различных групп сотрудников

На что обратить внимание HR-у при выявлении потребности в обучении сотрудников

• Какие навыки и знания требуются для эффективной работы в организации?
• В каких областях персонал нуждается в дополнительном обучении?
• Какие цели и задачи должны быть достигнуты в результате обучения?

Анализ потребностей персонала является важным этапом подготовки к обучению, который помогает определить необходимые программы и методы обучения, а также способы оценки достижения результатов. Только после тщательного выявления потребностей можно разработать эффективную учебную программу, которая удовлетворит потребности компании и персонала, а также позволит достичь поставленных целей и задач.

• Какие специфические цели будут преследоваться в процессе обучения и какие результаты необходимо достичь?
• Какие методики и технологии следует использовать при обучении?
• Какие направления обучения являются приоритетными?

Для обеспечения объективных данных и разумного планирования бюджета учебных мероприятий необходимо опираться на ясно сформулированные стандарты компетенций для каждой должности и на систему оценки персонала, принятую в компании. Основным критерием для планирования обучения сотрудников является наличие различий между фактическими результатами, достигаемыми работником, и установленными значениями компетенций.

Более подробную информацию о развитии персонала можно найти на сайте «Актион Кадры и HR».

• Получение знаний о создании системы обучения персонала в компании — учебный материал предоставляется в Школе Директора по персоналу.
• Какие знания и навыки необходимы персоналу, чтобы эффективно использовать каждую вложенную сумму. Инструменты для анализа работников и организации
• Корпоративные тренажеры для развития сотрудников

Как определить, когда нужно обучать персонал

Иногда успешные работодатели не знают, что они не эффективно используют потенциал своих сотрудников, так как не создают условий для повышения их профессиональных знаний и навыков. Есть несколько признаков, указывающих на необходимость немедленного определения потребности в обучении персонала.

Следующие факторы указывают на необходимость начать процесс обучения персонала:

• ухудшение финансовых показателей;
• снижение производственных показателей всего предприятия или его отдельных подразделений;
• освоение новых рынков сбыта, техническое обновление и модернизация производственных процессов;
• расширение или изменение сферы деятельности;
• изменение направления и стратегии развития компании.

Существует множество эффективных методов выявления потребности в обучении кадров, среди которых самыми простыми и широко используемыми являются:

• анализ личной документации и результатов собеседования работника;
• обратная связь с персоналом — сбор пожеланий руководителей структурных подразделений и сотрудников самих;
• Осуществление тестирования, анкетирования, решение задач определенной тематики, и проведение аттестации

Виды обучения и степень восприятия информации

Планируя проведение корпоративных мероприятий с целью обучения сотрудников, необходимо тщательно подобрать методы. Давайте вспомним, что имеем в виду:

• Лекции. Это самый простой, доступный и привычный способ обучения, который представляет новую информацию. Однако, он является наименее эффективным. Лекции следует использовать для ознакомления с обзорными темами, чтобы общее понимание достиглось легко.
• Семинары. Это популярный способ обучения, который предусматривает лекцию и последующий анализ темы. Этот метод выгоден тем, что информация успешно впитывается, а подготовка к посещению не требуется.
• Тренинги. Считаются наиболее эффективным способом обучения. На тренингах новый материал изучается и закрепляется. Использование игровых форм и подходящих упражнений позволяют крепко запомнить информацию и немедленно применить ее на практике.

Популярными методами обучения также являются деловые игры, мастер-классы, кейс-методики, поведенческое моделирование, обучение на рабочем месте и наставничество. При планировании обучения необходимо учитывать множество факторов, чтобы выбрать оптимальные методы обучения.

Обычно достижение целей обеспечивается использованием различных методов обучения.

Обучение как стимул

Обучение может быть стимулом, фактором привлечения новых специалистов и удержания существующих. Исследование показывает, что для 40% работников обучение может быть стимулирующим фактором, а также что потребность в самосовершенствовании занимает второе место после интересной и полезной работы.

При планировании обучающих мероприятий полезно будет провести анализ мотивации сотрудников.

Наиболее склонны к мотивации через обучение такие категории сотрудников:

• Высшее руководство и ведущие эксперты.
• Средний уровень специалистов, которые интересуются переподготовкой.
• Новички.

Самостоятельное обучение может оказаться неэффективным. Вот основные причины неудачи:

• Отсутствие установленных целей обучения.
• Цели обучения не соответствуют стратегии компании.
• Неподходящий выбор программы.
• Отсутствие послетренинговой поддержки.
• Некомпетентность тренера.