Наставничество в компании: ключевой метод успешной адаптации персонала

Наставничество — это эффективный метод адаптации персонала, позволяющий новым сотрудникам быстрее освоиться в новой среде и стать ценными членами команды. Кроме того, наставничество способствует передаче опыта и знаний более опытных сотрудников молодым специалистам, что повышает уровень компетентности всего коллектива.

В следующих разделах статьи мы рассмотрим плюсы наставничества для компаний и сотрудников, а также приведем примеры успешной практики наставничества в известных компаниях. Узнаете, какие навыки и качества необходимы наставнику, чтобы эффективно работать с новичками, и какие принципы необходимо соблюдать для успешного внедрения наставнической программы в организацию.

Цели наставничества в организации

Улучшить подготовку новичков. Молодые специалисты, работающие в паре с наставником, осваиваются быстрее. Наставник исправляет ошибки, делится своим опытом и следит за тем, как правильно выполняется работа подопечным. Это облегчает адаптацию новичка к должности и позволяет ему быстрее начать работать самостоятельно.

Сократить текучесть кадров на испытательном сроке. Квалифицированный наставник является сильной поддержкой для нового сотрудника. Те, кто обучается под руководством наставника, испытывают меньше стресса на новом месте работы. Они более легко осваивают профессиональные навыки и быстрее вливаются в коллектив. В отличие от тех, кто самостоятельно справляется со своими задачами и часто чувствует себя неудобно, что приводит к их уходу из организации.

Уменьшить время на обучение и адаптацию новых сотрудников. Обычно наставники работают по плану, разработанному отделом развития персонала или специалистами по кадрам в компании. Таким образом, процесс обучения становится более систематизированным.

Функции наставников

• Помощь в превращении новичка в компетентного специалиста: передача профессиональных знаний, обмен опытом, контроль задач.
• Знакомство с коллегами, объяснение правил и норм корпоративной жизни — помощь в адаптации в коллективе.
• Создание команды специалистов, способных работать в конкретной компании.

При организации наставничества следует учесть три принципа.

1. Разработайте систему стимулирования. Обучение новых сотрудников требует значительного времени, особенно в первые недели работы. Поэтому необходимо либо разгрузить наставника от некоторых основных задач, либо предусмотреть вознаграждение за дополнительную нагрузку. Иначе опытные сотрудники не будут заинтересованы в проведении обучения.

Важную роль играют нематериальные поощрения. Например, на корпоративном портале СБИС наставники награждаются виртуальным значком «Магистр Йода», когда их подопечный успешно проходит испытательный срок и с первой попытки сдает тестирование. Этот значок остается навсегда в личной карточке сотрудника и виден всем коллегам.

2. Отделите роли руководителя и наставника. В небольших компаниях руководители часто выполняют функции наставника, но в крупных компаниях лучше поручить эти роли разным людям. Руководитель слишком занят, чтобы всегда оставаться на связи, отвечать на вопросы и следить за новичком. К тому же, человеку будет легче адаптироваться в коллективе, когда он находится на одном уровне со своими коллегами.

Например, для наставника менеджера по продажам можно выбрать менеджера более высокой категории, но не руководителя.

Баддинг (от англ. buddy — приятель) — это форма наставничества, используемая в крупных компаниях. Наставник выполняет роль приятеля, обеспечивая моральную поддержку, приглашая на обед и рассказывая истории о компании. В компаниях, где применяется баддинг, роль наставника часто возлагается на руководителя, который отвечает за обучение профессиональным навыкам.
3. Организуйте обучение для наставников. Было бы хорошо, если компания имела возможность отправлять своих специалистов на курсы наставников. Там они научатся работать с взрослыми учениками, разрешать конфликты в команде и конструктивно давать обратную связь.

Правила взаимодействия с подопечными должны быть документированы в инструкции для наставника. Ее составляет отдел обучения персонала, кадровый специалист или руководитель отдела. В компании «Тензор» существует специальное тестирование, которое должны пройти кандидаты на роль наставников.

Зачем становиться наставником?

Официальные правила не предусматривают такого понятия, то есть невозможно принудительно заставить опытного сотрудника выполнять функции наставника. Работодатель может мотивировать потенциального наставника различными способами:

• предоставлением дополнительного вознаграждения;
• улучшением статуса;
• предоставлением возможности развития управленческих навыков;
• предоставлением других «бонусов», связанных с хорошим отношением руководства.

Человек, успехно «руководящий» менее опытными сотрудниками, имеет больше шансов в будущем самому занять руководящую должность, поскольку владеет полной информацией о функциональных обязанностях и обладает навыками управления людьми. Ведь, обучая других, сам обучаешься.

Плюсы и минусы системы наставничества

На первый взгляд, успешно функционирующая система наставничества – оптимальное решение для организаций, стремящихся к успешной адаптации и профессиональному росту молодых специалистов. Рассмотрим более подробно.

Плюсы

На стороне наставничества имеются следующие преимущества:

1. Низкие затраты. Не требуются значительные финансовые затраты, чтобы обеспечить наставничество. Часто более эффективно работают другие мотивационные инструменты.
2. Укрепление лояльности. Каждый новичок будет благодарен за проявленное к нему внимание и помощь в первые сложные рабочие месяцы. Воспитанный компанией, он будет иметь более положительное отношение к ней и испытывать внутреннюю потребность выразить благодарность и быть более результативным.
3. Передача корпоративных стандартов. Опытные наставники передают молодым сотрудникам уже сформированные поведенческие и профессиональные нормы, которые приняты в данной сфере.
4. Сокращение времени адаптации. Уменьшается период, необходимый сотруднику для достижения уровня компетентного специалиста, который приносит максимальную выгоду и, соответственно, прибыль.
5. Снижение текучести кадров. Это происходит благодаря качественной подготовке и положительному настрою молодых специалистов, а также за счет опытных сотрудников, которые выступают в роли наставников и избегают «синдрома выгорания».
6. Улучшение рабочих показателей. Наставники, стремясь дать хороший пример, сами начинают работать более эффективно.

Минусы

Однако, существуют и риски, связанные с системой наставничества. Какие недостатки могут быть характерными для такого вида профессионального сотрудничества? В первую очередь, это:

• Отличие между наставничеством и адаптацией — опытный сотрудник не может постоянно заботиться о новичке, рано или поздно его придется «отпустить в открытое море», при этом окончание периода наставничества не всегда означает готовность к самостоятельной работе;
• Недостаточная подготовка и мотивация самого наставника;
• Отсутствие обратной связи (наставник и подопечный не могут установить взаимопонимание);
• Подавление подопечного наставником, использование неправильных методов преподавания (модель «делай, как я, не задавай вопросов почему»);
• Перегрузка обучаемого теорией в ущерб практике;
• Отсутствие надлежащего наблюдения и значимых показателей успешного наставничества.

Выбор специалиста

При отборе кандидата на роль наставника, руководство обращает пристальное внимание на все профессиональные и личностные качества сотрудника. Как указано выше, такой специалист должен обладать определенным опытом и знаниями, иметь необходимую квалификацию, навыки и умения.

Пожелание стать наставником должно быть добровольным, либо сотрудник должен выразить свое согласие в письменной форме (до издания приказа).

Кроме того, кандидат должен обладать определенной психологической устойчивостью, способностью к сдержанности, умением делать логические выводы, а также применять креативные методы обучения. Важным является и умение и желание устанавливать контакт с новыми сотрудниками. Это включает в себя способность ясно и понятно выражать свои требования и рекомендации.

Необходимо осознавать, что присутствие в роли педагогов не может быть постоянным, если индивидуум относится к своим обязанностям безразлично. Быть всего лишь компетентным специалистом в данный момент недостаточно! Необходимо овладеть и активно применять на практике методы преподавания.

Качественная система наставничества является гарантией развития организации. Поэтому руководители предъявляют высокие требования к наставникам. Отстранение наставников может произойти в следующих случаях:

• Сотрудник не проявляет инициативу (потерял интерес к своей работе).
• Часть новых сотрудников, которых обучал данный наставник, не прошла адаптацию. Обычно наставник исключается, если результат составляет не менее 20%.
• Поступают постоянные жалобы на наставника. Критическим показателем считается получение жалоб от трети стажеров, проходящих обучение и адаптацию.

Необходимо отметить, что к наставникам руководством предъявляются не только жёсткие требования. Такой специалист приобретает особые права и полномочия в отношении стажёров. Компания или предприятие не заинтересованы в оплате услуг наставника, если стажёр проявляет лень, грубо нарушает дисциплину и внутренний порядок, допускает небрежное отношение к своим обязанностям.

Цель наставника заключается в воспитании и обучении нового специалиста, приносящего пользу для развития предприятия или осуществления деятельности учреждением, организацией, компанией. Если наставник не видит потенциала, он имеет право честно сообщить об этом руководству организации или предприятия.

Преимущества и слабые места

Наставничество является эффективным методом передачи навыков и компетенций новым сотрудникам, однако он также имеет определенные недостатки.

Основные преимущества

• Минимальные затраты. Наставничество не требует больших финансовых вложений, а мотивация наставника может быть нематериальной.
• Увеличение приверженности. Большое внимание, уделенное новичку на начальном этапе работы, повышает его приверженность к компании и руководству, вызывает внутреннюю благодарность за заботу.
• Передача традиций. Наставник передает новичку основы корпоративной культуры, принятые стандарты поведения и выполнения повседневных задач в компании, обеспечивая сохранение традиций.
• Быстрая адаптация. Присутствие опытного наставника позволяет новичку быстро освоить свои обязанности и быстрее влиться в самостоятельную работу.
• Увеличение стабильности персонала. Позитивное восприятие новой должности со стороны приема сотрудников и признание опытных сотрудников своего вклада позволяет лучше удерживать как новых, так и опытных работников.
• Повышение эффективности труда. Предоставление новичкам образца для подражания помогает наставникам неосознанно увеличить свою собственную эффективность и производительность труда.

Недостатки

В использовании практики наставничества существуют несколько минусов, которые следует выделить:

• Невозможность полного замещения наставничества. В какой-то момент новичок будет вынужден работать самостоятельно, и нет гарантии, что к концу периода «опеки» он полностью овладеет своими рабочими обязанностями.
• Отсутствие специальной подготовки. Наставник не обладает педагогическими навыками и недостаточно мотивирован для обучения новичков.
• Отсутствие обратной связи, часто вызванное личностным несоответствием между наставником и его подопечным.
• Использование неправильных методик обучения, которые подавляют инициативу стажера, снижает эффективность развития нового сотрудника.
• Неосуществление контроля снижает возможность наблюдать за процессом наставничества и определить уровень эффективности обучения.

Наиболее распространенные ошибки

Для достижения необходимой эффективности наставничества при подготовке молодых специалистов, руководству компаний требуется опираться на предыдущий опыт аналогичной работы и избегать характерных ошибок, среди которых:

• Недооценка процесса адаптации. Для полного понимания сложностей, с которыми сталкивается новичок при вхождении в коллектив, необходимо уделить ему повышенное внимание.
• Переоценка собственных возможностей стажером. Только при стремлении к обучению и приобретению новых навыков человек способен успешно освоить новую для себя деятельность.
• Диктаторское поведение наставника. Подавление инициативы и требование слепого подчинения без объяснений являются неприемлемыми действиями.
• Недостаточный контроль. Для достижения нужного результата необходимо постоянно контролировать процесс.
• Недостаток мотивации. Только личный интерес наставника может привести к качественному выполнению его наставнических обязанностей.
• Ошибки при выборе наставников.

Для предотвращения вышеописанных ошибок важна четкая и грамотная работа руководителей по организации наставнической деятельности в компании.

Методы адаптации персонала

Разработка планов адаптации

Корпорация способна разработать свои собственные докуметы и методические материалы, содержащие описание всех этапов процесса адаптации, которые сотрудники могут использовать в качестве инструкций. Эти материалы будут отражать основные аспекты онбординга, включая следующее:

— Путеводитель по офису, в котором указаны расположение кабинетов, туалетов, переговорных, мест отдыха и столовых;

— Внутренние правила и нормы, включая график работы, проведения совещаний и корпоративных мероприятий, а также особенности дресс-кода;

— Процедура трудоустройства, включая подписание договора и продолжительность испытательного срока;

— Коммуникационные каналы и инструменты в коллективе, такие как рабочие чаты и мессенджеры, доступ к корпоративной почте или CRM-системе.

Любую из CRM-систем можно сопрячь со Сквозной аналитикой Calltouch. Объедините нужные для анализа данные и контролируйте ключевые показатели в одном окне. Подробные отчеты помогут качественно анализировать маркетинг и продажи.

Обучение и тренинги для новичков

Для оперативного введения персонала в курс дела  деятельности, полезно организовать образовательные мероприятия, такие как тренинги, семинары и практические занятия. Подобные мероприятия могут быть как индивидуальными, так и групповыми, а также практическими или теоретическими в своей направленности.

Многие организации предпринимают шаги по автоматизации процесса обучения, разрабатывая онлайн-курсы и создавая чат-ботов и образовательные рассылки для новых сотрудников. Например, можно записывать видеоуроки и оценивать знания персонала при помощи специальных анкет и тестов.

Персональные и групповые наставники

Определенные организации назначают экспертов в качестве менторов для новых членов команды, или поручают эту роль кем-то из руководства. Наставники сопровождают новых сотрудников в течение всего периода обучения, обеспечивая необходимую моральную поддержку и отвечая на все вопросы о рабочих обязанностях.

Коммуникация и знакомство с руководством

Одной из важных стадий процесса адаптации персонала является личное знакомство нового сотрудника с руководителем и получение обратной связи от него. В разных компаниях этот этап может происходить по-разному: в некоторых случаях сотрудник встречается с руководством сразу же после начала работы, в других случаях такая встреча происходит через некоторое время.

Выделите время и пригласите новичка на встречу с руководством, где он сможет задать вопросы и поделиться своими впечатлениями о работе. Передайте ему первую обратную связь и расскажите, какие аспекты работы можно улучшить. Обязательно отметьте его достижения. Впоследствии такие встречи станут обычной практикой для сотрудника. Он научится принимать замечания и взаимодействовать с вышестоящими членами команды без робости.

Внедрение специалиста в коллектив

Для успешной адаптации сотрудника в коллективе необходимо ознакомить его с членами команды и описание его рабочих обязанностей и ответственности. Важно передать ключевые моменты в письменной форме, например, по электронной почте, чтобы снизить вероятность пропуска важной информации. Кроме того, в случае, если новый специалист что-то забудет, он всегда сможет обратиться к вашему сообщению.

Пригласите рекрута на корпоративное событие и продемонстрируйте принятые командой способы общения. В начале своей работы сотрудник может быть неактивным и проявлять лишь минимальную инициативу, однако когда он почувствует себя полноправным членом команды, он включится в рабочий процесс.

Этапы адаптации сотрудников

Обычно адаптация персонала в организации осуществляется в три этапа: ознакомление, приспособление и ассимиляция. Время, требуемое для достижения третьего этапа, различается для каждого сотрудника, но обычно занимает не более 6–12 месяцев.

Ознакомление

Во время этой фазы знакомства с новым сотрудником мы максимально оцениваем его личностные и профессиональные качества. Если он продемонстрирует хорошие результаты и соответствует требованиям новой должности, мы предложим ему постоянное трудоустройство. В случае, если новичок не сможет показать свои способности в течение испытательного срока, мы будем вынуждены расторгнуть с ним контракт.

Приспособление

Сотрудник теперь изучает структуру компании в подробностях, осведомляясь о всех ее аспектах. Все действия специалиста подвергаются контролю куратора, который анализирует ошибки и оценивает работу.

Кроме этого, на данном этапе новичок устанавливает взаимоотношения с остальными членами коллектива и руководством. В большинстве случаев процесс адаптации занимает от 3 до 6 месяцев, а иногда может затянуться до 12 месяцев.

Ассимиляция

Специалист акклиматизируется к своей профессии. Он четко осознает свои обязанности, понимает свою значимость в коллективе и нуждается минимально в посторонней помощи. У работника достаточно знаний и навыков, чтобы самостоятельно обучать новичков.

Продукты Calltouch помогают оптимизировать работу команды. Например, Антифрод Calltouch обнаруживает и помечает специальным тегом сомнительные звонки, чтобы менеджеры не тратили ресурсы на обработку неправильных обращений. С его помощью вы сможете контролировать работу рекламных подрядчиков, отключать ненадежные площадки и экономить маркетинговый бюджет.

Об одной модели адаптации и наставничества

Одной из основных целей организации является обеспечение быстрого и качественного трудового вклада нового сотрудника. Эту цель можно достичь через процедуры адаптации и наставничества, которые направлены на развитие компетенций сотрудника в соответствии с требованиями организации.

Адаптация и наставничество представляют собой индивидуальную систему обучения на рабочем месте, которая основана на передаче корпоративных знаний, правил и опыта от опытных сотрудников организации к новым или менее опытным сотрудникам.

Адаптация — это процесс обучения и освоения новым сотрудником необходимых компетенций, которые позволяют ему быстро достигать результатов в работе в соответствии со стандартами организации.

Наставничество — это процесс развития навыков и умений нового сотрудника, с целью полного использования его трудового потенциала для достижения целей организации.

Основной упор в обучении нового сотрудника делается на 3 основных направлениях развития компетенций:

Схематичное представление трехфокусной модели адаптации и наставничества приведено на рисунке.

Понятно, что наставничество является более широким и длительным процессом по сравнению с адаптацией, отличаясь от нее более глубоким освоением в каждом из трех направлений развития компетенций и может включать в себя адаптацию.

Рекомендуемая продолжительность периода адаптации не должна превышать 3 месяцев, а наставничества – должна быть не менее одного года. Продолжительность каждого этапа определяется максимальной длительностью программы подготовки (одной из трех направлений развития компетенций).

Описанная модель четко устанавливает цели и решаемые задачи как по направлениям обучения, так и по глубине освоения знаний и навыков на каждом из двух этапов обучения. Такой подход обеспечивает гармонизацию и последовательность программ подготовки по достижению новым сотрудником заданного уровня развития компетенций.