Важные факторы при планировании потребностей в персонале: какие аспекты необходимо учесть

При планировании потребностей в персонале необходимо учитывать такие факторы, как рост бизнеса, изменения в рыночных условиях, технологические инновации и демографические изменения. Эффективное управление человеческими ресурсами играет ключевую роль в обеспечении успешного развития организации.

В следующих разделах статьи мы рассмотрим стратегии привлечения и удержания квалифицированных сотрудников, методы оценки производительности персонала, а также важность обучения и развития сотрудников для достижения долгосрочных целей компании. Вы узнаете, как правильное планирование потребностей в персонале может повлиять на конкурентоспособность и успех вашего бизнеса.

Факторы, влияющие на потребность организации в персонале. Планирование потребности в персонале

Важное направление кадрового планирования — планирование потребности в персонале, позволяющее определить состав персонала на определенный период времени по количеству и качеству.

• Всесторонний анализ разных типов организационных планов, которые влияют на управление персоналом (например, планы производства и реализации, инвестиционные планы и так далее);

• Изучение статистических данных о персонале, включая информацию о его оценке и продвижении в карьере;

• Определение реальной численности и качества персонала на планируемый период;

• Расчет качественной и количественной потребности в персонале на этот же период;

• Сравнение полученных данных с двух предыдущих этапов планирования;

• Разработка мероприятий для удовлетворения потребности в персонале.

Что влияет на планирование кадровой политики

Некоторые из основных факторов, которые следует учесть:

Внешние аспекты

• Ситуация на рынке труда (включает уровень безработицы, наличие или недостаток специалистов определенной квалификации, среднюю заработную плату, кадровую политику конкурентов и другие аналогичные факторы).
• Различные политические и экономические воздействия (они могут стимулировать отток квалифицированных кадров из страны или, наоборот, способствовать притоку. Кроме того, они могут создавать определенные риски и задавать общие тенденции).
• Изменения и положения в существующем трудовом законодательстве (в принципе, этот фактор можно отнести к политике, осуществляемой государством в сфере труда).
• Различные возможности для обучения и повышения квалификации зависят от учебных программ, количества и расположения основных учебных учреждений, актуальности и качества учебных программ, а также от умений преподавателей, тренеров и учителей.
• Общие тенденции и спрос на определенные профессии также являются факторами, которые следует учитывать.

Организация может оказывать незначительное влияние на внешние факторы, однако важно учитывать их при планировании кадрового состава.

Внутренние факторы

• Размер и структура производства тесно связаны с размером предприятия и штатным расписанием. В эту категорию также входят инвестиционные программы, планы сбыта, местоположение производственных мощностей, главных и вспомогательных офисов и т.д.
• Размер бюджета на оплату труда. Это общие финансовые возможности организации, доступные средства, задолженности, инвестиции и другие факторы. Бюджет для оплаты труда должен быть оптимальным и соответствовать кадровым политикам. Например, повышение заработных плат может привлечь лучших специалистов в отрасли, но также приведет к увеличению расходов организации, что повлияет на стоимость продукции.
• Структура связей между специалистами и распределение должностных обязанностей.
• Источники новых сотрудников (устойчивость притока новых кадров, процесс обучения, получение квалификации, стажировка и т.д.).
• Существенность функций и задач специалистов по управлению персоналом (отдела кадров). Только при тщательно разработанной системе набора, проверки, обучения, повышения квалификации и т.д. можно достичь хороших результатов в найме (и, несмотря на то, что это может показаться странным, в сокращении числа увольнений/оттока).
• Постоянное движение сотрудников. Здесь может включаться как естественные факторы, например выход на пенсию, отпуск по уходу за ребенком и т.д., так и другие причины (непредвиденные увольнения, производственные травмы, профессиональное выгорание, карьерный рост и другое).

В отличие от внешних факторов, на внутренние можно воздействовать – с целью увеличения привлекательности организации (проекта) для соискателей и создания эффективного процесса найма, обучения, перераспределения и увольнения.

Как провести оценку потребности в сотрудниках

Обычно применяются два основных подхода:

• количественная оценка;
• качественная оценка.

Количественная оценка не учитывает требования к квалификации соискателей. Она проста и позволяет определить, сколько сотрудников может потребоваться для выполнения задачи, ускорения работы, реализации проекта и т.д. Оценка приблизительная по характеру.

Конкретизация оценки качества необходима. Она позволяет определить требования к идеальному кандидату. При составлении оценки качества необходимо указать необходимый опыт и квалификацию нового сотрудника. Естественно, квалификация и опыт соискателя должны соответствовать его будущим должностным обязанностям.

Инструменты и методы определения потребности в персонала

Инструмент 1: Рекрутинг и подбор персонала

Рекрутинг и подбор персонала представляют собой важные средства планирования персонала. При осуществлении процесса рекрутинга необходимо учитывать требования, установленные в плане планирования. Это даст возможность привлечь специалистов с соответствующей квалификацией, отвечающих требованиям организации.

Инструмент 2: Обучение и развитие персонала

Обучение и развитие кадров являются неизбежной частью планирования потребностей в персонале. Необходимо предоставлять работникам возможности для повышения своей квалификации, освоения новых навыков и развития своего профессионального потенциала. Такая мера позволит организации иметь доступ к компетентным и мотивированным сотрудникам, способным решать сложные задачи и обеспечивать успех бизнеса.

Инструмент 3: Анализ данных и прогнозирование

В планировании потребности в персонале, анализ данных и прогнозирование играют важную роль. Сбор и анализ информации о предыдущих и текущих потребностях в сотрудниках, а также предсказание будущих изменений позволяют более точно определить необходимое количество и качество персонала. Применение специализированного программного обеспечения для анализа данных может существенно упростить данный процесс и повысить его точность.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Что такое планирование потребности в персонале?

Разработка кадрового плана — это важный этап в стратегическом управлении, направленный на определение оптимального количества и качества работников, необходимых для достижения бизнес-целей компании.

Ответ 1: Планирование потребности в персонале помогает организации оптимизировать структуру и состав сотрудников, снизить затраты на персонал и повысить качество работы.

Вопрос 2: Какие инструменты используются в планировании потребности в персонале?

Для определения необходимого числа персонала проводится планирование, которое включает использование различных методов, таких как рекрутинг и отбор кадров, обучение и развитие сотрудников, анализ информации и прогнозирование.

Ответ 2: Рекрутинг и отбор кадров, обучение и развитие персонала, анализ информации и прогнозирование являются основными инструментами планирования необходимого числа сотрудников.

Вопрос 3: Какие выгоды получает организация от планирования потребности в персонале?

Планирование потребности в кадрах способствует увеличению оперативной эффективности организации, сокращению затрат на персонал и повышению качества работы.

Ответ 3: Планирование потребности в персонале помогает оптимизировать структуру сотрудников, избежать избыточных расходов на персонал и привлечь высококвалифицированных работников.

Вопрос 4: Какие этапы включает планирование потребности в персонале?

Планирование необходимого персонала охватывает следующие этапы: изучение потребностей в бизнесе, прогнозирование потребности в персонале, оценка текущего состояния персонала, разработка стратегии планирования, внедрение и контроль выполнения.

Ответ 4: В планировании потребности в персонале необходимо провести анализ бизнес-потребностей, прогнозирование, оценку текущего состояния персонала, разработку стратегии планирования и воплощение плана в жизнь с последующим контролем.

Вопрос 5: Каковы основные преимущества эффективного планирования потребности в персонале?

Плановое предвидение потребности в кадрах дает возможность улучшить рабочую эффективность предприятия, сократить расходы на персонал и повысить уровень выполнения задач.

Ответ 5: Компетентное прогнозирование потребности в персонале стимулирует рациональность структуры персонала, сокращение издержек и привлечение квалифицированных специалистов.

Процедура планирования потребности в персонале

Перед началом процесса планирования необходимо определить основные цели, сроки, назначить ответственных лиц, перечислить решения, которые требуется принять на их основе. Важно заранее продумать источники получения нужной информации и их достаточность. Разобраться, где можно найти недостающие данные, а какие можно опустить из-за их незначительности.

Перспективная оценка потребности в персонале включает несколько последовательных этапов:

1. Постановка стратегических задач развития компании с определенными количественными и качественными параметрами.

2. Анализ текущего уровня численности сотрудников, текучести кадров, уходов и внутреннего перемещения внутри компании, прогнозирование будущих количественных и качественных характеристик персонала.

1. Исходя из связи между планами развития, уровнем производительности и численностью, определяется будущая потребность в персонале.
2. Разрабатываются меры для привлечения, обучения, перемещения работников и достижения соответствия численности фактическим потребностям предприятия в будущем.

Во время стратегического планирования проводится анализ внутренних и внешних факторов, влияющих на деятельность компании.

Существующие подходы, применяемые в настоящее время, могут оказаться недейственными в будущем. Организациям необходимо предвидеть несколько месяцев или даже лет вперед, чтобы понять, какие аспекты деятельности придется сократить или уничтожить, а какие следует расширить или ввести в качестве новых видов деятельности.

Процесс планирования потребности в персонале включает анализ как внутренних, так и внешних факторов.

При проведении анализа численности персонала оценивается потенциал уже имеющихся трудовых ресурсов, их качественный состав и достаточность. В то же время определяется, сколько и каких специалистов будет потребоваться в будущем, а также планируются источники их привлечения. Организация может полагаться только на внешний прием персонала, развивать исключительно внутренний кадровый резерв или использовать оба эти подхода одновременно.

При необходимости незамедлительно предпринимаются меры по переобучению и повышению квалификации сотрудников, определяются потенциальные кандидаты на продвижение по службе. Также важно оценить финансовые затраты на осуществление мероприятий, направленных на поиск новых сотрудников и развитие профессиональных навыков имеющегося персонала.

Методы анализа количественного состава

После разработки стратегических планов необходимо проанализировать текущий состав персонала. Для этого выполняются следующие шаги.

Шаг 1. Рассчитываем фактическое или среднее численное количество сотрудников на дату планирования. Учитываем постоянный, временный и сезонный персонал.

Шаг 2. Определяем отклонения текущего количества от планового. В качестве планового количества берется число сотрудников из утвержденного штатного расписания. Для этого можно использовать формулу:

∆Чв=Чф-Чп

∆Чв – отклонение фактического количества от планового;

Чп – ожидаемое количество, например, согласно утвержденной штатной структуре, основанное на предварительных расчетах;

Чф – фактическое количество.

На основе проведенных расчетов определяется недостаток или избыток сотрудников. Недостаток обычно означает наличие незаполненных вакансий. Для анализа достаточности персонала с учетом основного штата применяется модифицированная формула:

∆Чв=Чф-(Чоф+Чвп+Чор×Квп)

∆Чв – отклонение фактического количества от ожидаемого;

Чф – фактическое количество;

Чоф – ожидаемое количество офисных сотрудников;

Чвп – ожидаемое количество сотрудников вспомогательного производства;

Чор – ожидаемое количество основных рабочих;

Квп – коэффициент выполнения производственного плана.

Шаг 3.

Анализируя состав сотрудников, определяют долю служащих, специалистов и рабочих в общей численности. Если доступны соответствующие данные, можно проанализировать заполненность каждого рабочего места по следующей формуле:

Ку=Чф/(Крм×Кс)

Ку – коэффициент заполненности;

Чф – фактическое количество сотрудников;

Крм – количество рабочих мест;

Кс – коэффициент сменности.

Шаг 4. Проведение анализа изменения численности персонала, которое включает организованные перемещения, такие как уход в армию, выход на пенсию, завершение трудовых договоров, сокращение объемов работы, и неорганизованные перемещения, чаще всего связанные с увольнениями по собственному желанию. Первый тип изменений может быть прогнозируемым, так как заранее можно определить пенсионный возраст, сроки службы, предстоящий спад в производстве. Количество второй группы нужно будет определить на основе статистики предыдущих лет.

Наиболее удобной для оценки влияния этих перемещений является формула коэффициента естественной убыли:

Чвыб/Чп

Чвыб – количество работников, выбывших по естественным причинам в течение года;

Чп – численность требуемого персонала (например, штатная) на конец года.

Необходимо провести анализ факторов, которые стимулируют увольнение сотрудников, а также изучить причины их отсутствия по малозначительным причинам.

Обеспечение организации персоналом

Насыщенность рынка необходимыми категориями персонала обратно пропорциональна коэффициенту отбора персонала, который вычисляется путем деления количества вакантных мест на число соискателей. При увеличении числа соискателей коэффициент отбора уменьшается. На привлечение, отбор и найм персонала влияют различные факторы внешней среды и внутренней среды проекта.

Основная цель отбора — это найм работников с необходимыми профессиональными и личностными качествами.

Зачем нужно кадровое планирование потребности в персонале

Планирование потребности в персонале связано с формированием списка специалистов, необходимых организации в ближайшем будущем для обеспечения стратегического развития. Планирование упрощает процесс создания команды из необходимого числа сотрудников с соответствующей квалификацией.

Основные цели прогнозирования потребности в персонале — сокращение и улучшение состава команды, использование труда в зависимости от навыков, умений и уровня знаний персонала. По результатам проведенного анализа вы сможете пересмотреть кадровую политику, если будут обнаружены недостатки.

При грамотном планировании потребности в персонале учитываются следующие факторы:

1. Финансовое состояние и экономическая ситуация организации в текущем периоде.
2. Размеры и состав персонала, включая планы относительно отпусков в связи с беременностью и родами, увольнений и выходов на пенсию.
3. Государственную стратегию: налоговое законодательство, социальное страхование.
4. Состояние на рынке и у конкурентов.
5. Уровень заработной платы в организации.
6. Стратегические цели и бизнес-планы.

При планировании потребности в персонале организации необходимо изучить производительность труда в различные периоды, психологическую атмосферу, стиль управления и другие факторы. Если этому не уделять должного внимания, существует риск неправомерного увеличения штата сотрудников без достаточных оснований. Важно определить, насколько эффективно и оперативно выполняют свою работу подчиненные, а только затем проводить расчеты.

Установление плана кадрового резерва поможет предотвратить сложности с сотрудниками и без труда удовлетворить потребность в новых работниках. Получите в использование пошаговое руководство о создании эффективной работы с кадровым резервом, предоставленное редакцией журнала «Директор по персоналу».

Способы и типы планирования потребности в персонале

Оценка потребности в сотрудниках может быть качественной или количественной. Для проведения расчетов применяются различные методы, которые помогают определить оптимальное количество работников на предприятии. Следует учитывать, что принятие на работу большего числа сотрудников, чем необходимо, является нежелательным, так как это приведет к увеличению финансовых затрат.

Методы планирования потребности в персонале

⇒ Определение численного значения кадрового потенциала осуществляется путем количественной оценки, которая не учитывает особенности организации и требования к квалификации. Чтобы определить количество вакансий, которые нужно заполнить в ближайшем будущем, необходимо проанализировать организационную структуру компании и изучить маркетинговые планы. При проведении количественной оценки следует проверить, не дублируются ли задачи сотрудников, и составить матрицу квалификаций.

Руководство по составлению и использованию матрицы квалификаций сотрудников: видеоинструкция

⇒ Качественная экспертиза отвечает на вопрос «кто подходит для найма». Этот сложный прогноз основывается на категории, специализации, профессии, уровне квалификации, ценностных установках работника и образовательном уровне. Кроме того, учитываются дополнительные навыки и умения, производительность труда и количество ошибок.

Будет полезна для качественной и количественной оценки:

Нормативная потребность в кадрах

Важным инструментом при планировании кадров является детализация потребности в персонале. Это позволяет точно определить качественный и количественный состав потребности. Расчетная потребность определяется на основе объема работы и нормативов. В организациях часто используется термин «штатная численность» или просто «штат».

ВАЖНО!

Законодательно понятие «штатная численность» не закреплено. Однако, это понятие понятно для всех сотрудников, занимающихся кадровым делопроизводством, и уже стало обычным.

Более подробно: что значит «штатная численность» и как ее рассчитать

Рассматривая вопрос о нормативной потребности в кадровом составе, необходимо ясно понимать цели организации и сроки их реализации.

В чем отличие между потребностью и дефицитом кадров

Не секрет, что это два полностью противоположных понятия. К сожалению, в последнее время возникает недостаток сотрудников во многих организациях и предприятиях.

Найти подходящего работника сейчас очень сложно, особенно если требуется обширный набор профессиональных навыков. Дефицит кадров — это актуальная проблема. Потребность означает необходимость в кадрах, а дефицит — отсутствие работника, подходящего для конкретной вакансии. При ответе на вопрос о разнице между потребностью и дефицитом кадров мы понимаем, что это совершенно разные понятия и они не взаимозаменяемы.