Как определить результативность в менеджменте и почему она важна для успеха бизнеса

В менеджменте результативность означает достижение поставленных целей и задач с наилучшими показателями эффективности. Необходимо уметь грамотно планировать, рационально использовать ресурсы и контролировать выполнение задач для достижения успешных результатов.

В следующих разделах статьи мы рассмотрим ключевые принципы повышения результативности в управлении, методы обеспечения эффективного руководства командой, а также практические рекомендации по улучшению процессов и достижению высоких показателей производительности в организации. Глубокий анализ ситуаций и конкретные примеры успешного применения стратегий помогут вам развить навыки эффективного менеджмента и достичь глобальных целей вашего бизнеса.

Эффективность и результативность в бизнесе — почему вашей команде нужно и то, и другое

Если вам никогда не приходилось задумываться о различии между эффективностью и результативностью, то вы не одиноки. На самом деле, многие группы используют эти понятия как синонимы. Однако осознание разницы между этими двумя стратегиями в бизнесе поможет вашей группе последовательно достигать успеха.

В своей книге «Эффективный руководитель» Питер Друкер утверждает, что «эффективность — это осуществление правильных действий, а результативность — выполнение правильных задач». Идеальная цель состоит в том, чтобы создать команду, которая будет одновременно эффективной и результативной, поскольку все стремятся «делать правильные вещи правильно». Для достижения этого вы должны понять значения обоих терминов и определить, когда следует сосредоточиться на каждом из них.

Что такое эффективность?

Эффективность означает правильное выполнение задачи, например, более быструю работу или экономию ресурсов, а также завершение больших проектов с ограниченным бюджетом, то есть выполнение «большего» с «меньшими» затратами.

В общем понимании, эффективные команды:

• Осуществляют проекты, ориентированные на процессы
• Разрабатывают планы управления ресурсами
• Используется автоматизация
• Достигают успеха при ограниченных ресурсах
• Концентрируются на текущей работе
• Оценивают ход выполнения по определенным показателям

Результативность и эффективность менеджмента

Эффективность управления — способность управленческой системы обеспечить достижение конечных результатов в соответствии с поставленной целью, удовлетворяющих определенную потребность и создающих условия для устойчивого развития социально-экономической системы.

Условия, при которых управление является эффективным:

1. Уровень достижения цели высок, то есть социально-экономическая система достигла конечных результатов, в которых в значительной степени реализована общая цель или миссия системы;
2. Уровень удовлетворения потребности таков, что результаты соответствуют потребности;
3. Возможность расширения производства, когда определена потенциальная потребность, являющаяся основанием для формирования новой цели и создания условий устойчивого развития;
4. Была достигнута результативность для каждого вида функционального менеджмента.

Оценка результативности работы менеджмента позволяет выявить возможности и направления развития организации, а также определяет необходимость создания новых потребностей и выпуска новой или усовершенствования уже выпускаемой продукции, требуется диверсификация и выявление проблем взаимодействия участников процесса производства.

Термин «эффективный» переводится как «действенный, производительный, приносящий определенный результат». Эффективность является уровнем (степенью) результативности в сравнении с произведенными затратами.

Основная функция эффективности заключается в обеспечении достижения цели путем управленческого воздействия и взаимодействия.

Эффективность управления отображает свою эффективность в достижении целей объекта управления и обеспечении социально-экономического эффекта в сравнении с использованными ресурсами и затратами на управление.

Экономическое значение эффективности управления заключается в обеспечении наибольшего экономического эффекта в национальном хозяйстве при имеющихся ресурсах (затратах) на управление.

Социальное значение — в обеспечении наибольшего социального эффекта при имеющихся ресурсах (затратах) на управление.

Эффективность управления = Результат/Использованные ресурсы, производственные

• Эффективность в постановке и обосновании цели оценки.
• Эффективность в выборе критерия отбора показателей оценки.
• Эффективность в соизмерении цели фирмы и потребности в данном виде продукции.
• Эффективность в соизмерении цели и конечного результата.
• Эффективность в соизмерении конечного результата и потребности.
• Эффективность в определении результативности менеджмента.
• Эффективность в определении ресурсообеспеченности цели.
• Эффективность в соотношении конечного результата с ресурсами.
• Эффективность в определении величины экономического эффекта.
• Эффективность в отношении экономического эффекта к величине каждого вида использованных ресурсов.
• Эффективность в отношении экономического эффекта к величине затрат на управление и другие.

В современной теории управления можно выделить указанные типы эффективности менеджмента.

1. с использованием воздействия и взаимодействия — целевое, мотивационное, стратегическое, тактическое, ресурсное, затратное, плановое, прогнозное, программное, концептуальное, функциональное;
2. содержащее экономический, организационный, социальный, экологический эффект;
3. в зависимости от временного фактора — перспективное, текущее, оперативное;
4. на различных стадиях развития систем менеджмента — формирование, становление, совершенствование, реформирование;

5) сфокусированное на управленческих деятельностях — маркетинговое, инновационное, инвестиционное, производственное, финансовое, коммерческое, предпринимательское;

6) с учетом форм эффективности — системы менеджмента, управленческой деятельности, процесса управления, управленческого нововведения, деятельности менеджера и сотрудника.

Результативность

Эффективность (от английского effectiveness) — это показатель, который характеризует степень достижения цели.

Традиционным методом оценки эффективности является линейный метод, при котором эффективность определяется как процент достижения фактического показателя от планируемого показателя. Существуют и другие методы оценки эффективности.

Линейный метод оценки эффективности можно описать следующей формулой: Эффективность = Фактический показатель / Планируемый показатель * 100%.

Например, если фактический показатель равен 81 при планируемом показателе 90, то в данном случае эффективность составит 81/90 * 100% = 90%.

В некоторых случаях, особенно при оценке достижения такого результата, к которому необходимо стремиться наиболее близко, используется нелинейная шкала. Например, при оценке результата «доля продукции, полностью соответствующей требованиям качества», можно предложить следующую шкалу:

— Если доля качественной продукции в общем объеме произведенной составляет менее 90%, показатель результативности равен нулю.

— Если доля качественной продукции составляет более 89%, но менее 99%, то показатель результативности рассчитывается по формуле: (X — 89) * 10, где X — доля продукции, полностью соответствующей требованиям качества.

— В случае, если X больше 99%, то показатель результативности рассчитывается по формуле 100 + (X — 99) * 100.

В данном примере мы можем наблюдать, что основной целью является достижение высокого процента качественной продукции в общем объеме, который должен быть равен или превышать 99%. Если этот процент превысит 99%, то эффективность будет превышать 100%. В то же время, если процент качественной продукции будет меньше 89%, эффективность будет равна нулю.

Если мы оцениваем несколько показателей, то в некоторых ситуациях применяется показатель минимальной эффективности. Минимальная эффективность — это наименьшее значение из всех полученных показателей эффективности. Показатель минимальной эффективности используется в случаях, когда необходимо достичь сбалансированных результатов по всем указанным показателям.

При оценке эффективности иногда используется дискретная градация. Например, при оценке достижения цели «снизить процент возвратов с A до B» можно использовать следующую градацию: если процент не снизился, то эффективность равна нулю, если удалось снизить, то эффективность 100%.

Дискретная градация может также применяться, если цель сформулирована следующим образом: «содержать среднюю стоимость привлечения нового клиента не выше A». В этом случае, если средняя стоимость привлечения нового клиента оказалась выше A, то эффективность равна нулю, а если ниже — 100%.

Показатель эффективности используется при оценке выполнения годовых и квартальных планов, а также при материальном поощрении сотрудников, когда размер поощрения зависит от степени достижения заранее запланированных результатов.

Выступает результативность в сочетании с другими измерениями, включая эффективность — пропорция между результатами и затратами (смотри также статьи «Анализ затрат и выгод» и «Ключевые показатели эффективности»). И результативность, и эффективность оценивают результаты по отношению к плану (результативность) или к затратам (эффективность). Показатели результативности и эффективности не охватывают полное разнообразие показателей. Вместе с ними используются различные абсолютные показатели.

Примеры показателей результативности:

• процент выполнения плана по выпуску продукции от заданного уровня. Например, если было задумано выпустить продукцию на 100 миллионов рублей в год и на самом деле выпустили на 110 миллионов рублей, то результативность составит 110%;
• Успешность привлечения новых пациентов может быть измерена через процент выполнения запланированного уровня. Например, если планировалось привлечь 20 новых пациентов к концу отчетного периода, но в итоге было привлечено всего лишь 18, то эффективность работы по привлечению новых пациентов составляет 90%;
• Полное завоевание доли рынка. Например, в планах было предусмотрено достичь 40% от общего объема рынка данной продукции. Фактически удалось достичь 41%. Эффективность составляет 102,5%. В данном примере показатель эффективности условный, так как он указывает процентную долю, что не полностью корректно. В данном случае можно использовать нелинейную шкалу: если доля рынка составляет менее 40%, то эффективность равна нулю, а если 40% и более, то 100%. Следовательно, оценка эффективности зависит не только от соотношения между достигнутым результатом и планом, но и от выбранной шкалы оценки.

Результативность менеджмента

Эффективность руководства — это способность системы управления создавать условия, которые позволяют достичь намеченных целей, удовлетворяющих определенную общественную потребность и обеспечивающих устойчивое развитие социально-экономической системы.

Эффективность руководства определяется степенью и количеством достигнутых целей предприятия за определенный период и зависит от работы всех уровней органов управления, которые должны быть сосредоточены на достижении общей цели организации.

Главная задача менеджмента состоит в обеспечении условий для долгосрочного существования и развития организации, которые можно достичь, оказывая компетентное воздействие на сотрудников и партнеров. В связи с переходом российской экономики к рыночным отношениям цели организации приходится адаптировать к потребностям общества и экономики в целом.

Успех деятельности предприятия зависит от уровня удовлетворенности покупателя предлагаемыми ему товарами или услугами.

Оценка работы руководства представляет определенные трудности, поскольку, в отличие от измеримого показателя прибыльности предприятия, сложно прямо оценить удовлетворенность клиентов. В результате этого показатель связывается с выручкой или прибылью, так как чем выше уровень удовлетворенности потребителей, тем больше вероятность их повторных покупок в этой компании или рекомендаций их знакомым.

Необходимо отметить, что товар, который доставляется клиенту в его естественном виде, рассматривается как конечный продукт.

В конечном итоге, оценка достижения цели происходит путем сравнения ее с конечным результатом, то есть удовлетворением общественных потребностей. При этом цель предприятия должна объективно отражать потребности клиентов в соответствии с возможностями и отношениями производства.

• Степень достижения главной цели;
• Качество реализации промежуточных целей;
• Соответствие значимости и внимания, уделяемого главным и промежуточным целям;
• Степень дезорганизации и деградации предприятия.
• Уровень достижения поставленных целей, который рассчитывается как соотношение конечного результата к запланированной величине;
• Степень удовлетворенности потребностей, которая определяется через соотношение конечного результата к существующей величине потребности;
• Величина потенциальной потребности, которую прогнозирует отдел маркетинга и включает неудовлетворенные или новообразовавшиеся потребности;
• Доля продукции на рынке, на которую специализируется предприятие;
• Устойчивость конкурентных преимуществ с точки зрения их прогрессивности и рейтинга;
• Потенциальные возможности развития предприятия, которые определяются наличием ресурсов и запасом мощностей.

Эффективность управления определяется в следующих условиях:

Если достигнуты успехи в работе отдельных производственных и функциональных подразделений предприятия, их результаты должны соответствовать потребностям. Определение потенциальной потребности позволяет определить направление дальнейшей деятельности фирмы. Оценка эффективности управления помогает определить возможные цели и направления деятельности предприятия в соответствии с текущими и потенциальными потребностями рынка.

Результативность менеджмента

В связи с ориентацией развития производственно-хозяйственных систем на конечные результаты, формулирование и взаимосвязь целей по конечным результатам приобретают особую значимость. Ошибки в формулировании целей становятся все более яркими (по некоторым данным, до 90% всех управленческих ошибок происходят из-за ошибок в формулировании целей). В некоторых случаях промежуточные цели заменяют главные цели. Иногда промежуточные цели приобретают значение самостоятельной цели, и происходит потеря основной цели. Однако если преувеличивать значение главной цели, это снижает внимание к промежуточным целям, от качества и сроков достижения которых зависит ее реализация.

Для оценки общей цели (миссии) производственной системы используются следующие показатели:

• уровень достижения цели (отношение объема продаж к целевому значению);
• Показатель удовлетворения потребностей (отношение конечного результата к величине потребности);
• Масштаб потенциальной потребности (неудовлетворенная и новая потребность, прогнозируемая службой маркетинга);
• Рыночная доля продукции определенной специализации;
• Состоятельность конкурентных преимуществ (прогрессивность, рейтинг);
• Потенциальные перспективы развития (потенциальная потребность в ресурсах).

Развитие и стабильность развития связаны с оценкой уровня достижения (или недостижения) цели, определением степени неудовлетворенной и потенциальной потребности. В рамках производственно-хозяйственной системы, помимо основной производственной деятельности, также существуют инновационная, маркетинговая, финансовая и социальная деятельность, эффективность которых определяется достижением функциональных целей. Инновационный результат — это масштаб внедряемых нововведений; финансовый результат — это масштаб или динамика прибыли; социальный результат — это уровень жизни сотрудников и его изменение; маркетинговый результат — это доля нового рынка или расширение существующего.

Эффективность управления организациями, специализирующимися на предоставлении функциональных услуг, таких как финансовые или инвестиционные, маркетинговые, венчурные или биржевые, зависит от профиля деятельности или миссии организации. Например, миссия банковской структуры заключается в накоплении необходимых денежных средств для финансирования эффективных производственных проектов, способствующих развитию экономики.

• Наличие общей цели, направленной на определенный вид продукции, потребляемой внутри системы и реализуемой на сторону.
• Уровень реализации цели производственно-хозяйственного звена, который определяет его результативность в виде удовлетворения рыночной и внутрисистемной потребностей.
• Результативность финансовых или инвестиционных звеньев, маркетинговых центров и рекламных служб определяется аналогичным образом.

Результативность в корпоративных структурах определяется:

• Миссией системы в целом;
• Целями производственно-хозяйственных звеньев;
• Целями функциональных организаций.

Выделим условия успешного менеджмента:

• Экономическо-социальная система достигла окончательных результатов, в которых осуществлена общая цель или миссия системы (степень достижения цели);
• Добились эффективности отдельных производственных звеньев системы;
• Конечные результаты соответствуют потребности (уровень удовлетворения потребности);
• Определена потенциальная потребность как основа для формирования новой цели и создания условий устойчивого развития (уровень возможного расширения производства);
• Достигнута результативность в каждом виде функционального менеджмента как обеспечение соответствия функциональных результатов их целям.

Оценка эффективности управления позволяет выявить возможности и направления развития организации, предоставляет информацию о необходимости создания новой потребности и, соответственно, выпуска нового продукта, о диверсификации, проблемах взаимодействия участников производственного и управленческого процессов.

Эффективность управления

Под эффективностью понимается уровень (степень) результативности в сравнении с произведенными затратами. Это понятие используется при определении эффективности экономики, отдельных отраслей, предприятий, инвестиций, нововведений.

Эффективность менеджмента является отображением его успешности в достижении целей управляемого объекта и достижении социально-экономического воздействия по сравнению с использованными ресурсами и затратами на управление. Экономическая значимость эффективности менеджмента заключается в обеспечении максимального экономического воздействия при заданных ресурсах (затратах) на управление. Социальная значимость заключается в обеспечении наибольшего социального воздействия при заданных ресурсах (затратах) на управление.

Результативность менеджмента оценивается по взаимодействию и соответствии цели и конечного результата процесса воспроизводства, что является основным условием эффективности. Только результативный менеджмент может быть эффективным.

На практике обычно оцениваются 4—6 основных конечных результатов, на основе которых происходит распределение ресурсов. Эти ресурсы имеют решающее влияние на эффективность деятельности организации.

Успешность руководства определяется соотношением полученных результатов и затраченных ресурсов на управление. Анализ можно провести для каждой категории ресурсов: трудовых, материальных, финансовых, основных фондов, оборотных фондов, информационных и временных. При оценке средств воздействия происходит анализ правильности выбора, то есть соответствия ситуации, качества, результативности и эффективности реализации.

Очевидно, основной задачей управления является поддержание устойчивого и долгосрочного развития социально-экономической системы. Таким образом, эффективное функционирование управления, обладающего высоким качеством, способно реально обеспечить развитие социально-экономической системы путем выбора соответствующего поведения в конкурентной среде. Такие условия могут быть созданы, если технология и организация производства, продукция компании и управление обладают конкурентоспособностью.

Оценка результативности системы менеджмента качества

Качество выполнения может быть также определено путем установления специфических показателей эффективности, которые относятся к эффективности процессов, отдельных операций или системы в целом. Обычно такие показатели разрабатываются на основе сбалансированной системы показателей (БСС — balanced scorecard) с учетом стратегических целей и текущих процессов компании.

Международные стандарты ISO серии 9000 определяют понятие «результативность» как степень достижения установленных результатов, а понятие «эффективность» как соотношение между результатами, которые были достигнуты в ходе функционирования системы менеджмента качества, и затратами, затраченными на ее разработку и внедрение. По сути, результативность представляет собой оценку достижений целей организации и отражает уровень реализации разработанной стратегии, а эффективность является оценкой использования ресурсов компании, таких как материалы, время и другие затраты, на процесс осуществления данной стратегии.

При этом оценка эффективности системы управления качеством и анализ ее результативности в большинстве случаев связаны с их многоаспектностью (эти категории могут рассматриваться в контексте предоставляемых услуг или выпускаемой продукции, а также на разных уровнях, включая всю организацию, отдельные структурные подразделения, конкретные бизнес-процессы или рабочие места сотрудников).

При этом оценка эффективности системы управления качеством и производственных процессов рассматриваются с учетом их многоуровневой структуры и общей системы управления.

Установка осуществимых и измеримых целей является организацией работы, ориентированной на достижение конечного результата (результативности). На основе разработанной и сформулированной «Политики в области качества» была проведена разработка и внедрение целей, связанных с качеством, показатели которых можно измерить. Это предоставляет хорошую возможность для оценки степени достижения установленных задач. Цели в области управления качеством разворачиваются каскадным методом на уровне подразделений и процессов, включая бухгалтерию, информационное обеспечение, хозяйственное и юридическое подразделения, а также отдел кадров.

Результативность может быть измерена путем определения конкретных показателей, которые относятся к результативности процессов, отдельных операций или системы в целом. В основном, такие показатели разрабатываются на основе сбалансированной системы показателей (BSC — balanced scorecard), которая учитывает стратегические цели компании и действующие процессы.

Рассмотрим правила результативной и эффективной работы в коллективе

Успешные коллективы не формируются сами по себе. В отдельности ваши сотрудники могут быть опытными специалистами, однако, если они не разделяют общих целей компании, не понимают, какие результаты вы хотите достичь и какие действия нужно предпринять, чтобы все получилось — дело не сложится.

Ниже приведены шаги для создания коллектива, который будет работать без выгорания и достигать нужных результатов с минимальными потерями:

1. Конкретное направление развития компании: куда движемся и что стремимся достичь.

Внедрите практику организационных созвонов или оффлайн-совещаний, на которых вы поделитесь основными показателями бизнеса, дадите оценку текущего положения дел в компании, расскажете как ваши показатели успеха изменились относительно предыдущего периода и каких показателей необходимо достичь до следующего совещания. Частота проведения на ваш выбор. Некоторые компании проводят анализ 2 раза в год, в нашей команде — каждые 3 месяца. Это помогает нам лучше ориентироваться и установить логичные цели.

2. Взаимопонимание: что мы считаем успешным результатом.

Если общая цель не достигается в течение нескольких месяцев, стоит заглянуть глубже. Возможно, вашим сотрудникам не до конца ясно, что означает хороший результат в рамках цели.

Существует методика, которая способствует лучшему ориентированию. Вы устанавливаете глобальную цель и затем совместно с коллегами отвечаете на два вопроса:

• цель будет выполнена превосходно, если…
• цель будет выполнена достаточно, если…

Это поможет сосредоточиться на главном, и все стороны будут четко понимать, что необходимо достичь в итоге.

3. Профилактика изнеможения.

Важным аспектом успешного управления будет ваша доступность для команды и создание атмосферы доверия, в которой сотрудники могут откровенно рассказывать вам о своих проблемах, просить перенести сроки по веской причине и делиться своими опасениями. Это позволит вам решать проблемы на ранних этапах.

Адекватная и своевременная поддержка позволит членам твоей команды осознать, что они не просто инструмент в достижении целей, а важные участники процесса, которые имеют возможность открыто обсудить свое личное и профессиональное развитие. В нашей команде для этой цели проводится ревью.

4. Общая стратегия и регулярные созвоны.

В твоей команде возможно отсутствие жесткого контроля со стороны менеджера и постоянного вмешательства в действия сотрудников. Однако, если ваша стратегия четко сформулирована, то вы сможете работать эффективно и достигать результатов.

Приведенный выше пример показывает, что вся команда должна понимать, каким образом вы будете увеличивать прибыль:

— кто является вашей целевой аудиторией?

— какую информацию необходимо передавать в коммуникациях?

— какими каналами это будет осуществляться?

— какие гипотезы нужно протестировать и т.д.

Регулярные совещания или короткие созвоны в месте работы помогут установить ясность в рабочих процессах. У каждого будет понимание, кто чем занимается, сколько уже сделано, какие планы и сколько задач осталось.

5. Честность в коллективе.

Если кто-то в команде просит обратную связь у другого, то стоит установить правило говорить честно. Без излишних стратегий и желания сохранить свою удобность. Если кто-то выполняет лишнюю работу, которая не способствует общему результату — следует об этом сказать. Если человек застревает на одном месте слишком долго — то же самое.

6. Преврати неудачи в понимании сотрудников в возможность для обучения.

Необходимость отсутствия страха провала – существенный шаг к достижению успеха. Понимание рисков и возможность экспериментировать имеют огромное значение и способствуют развитию бизнеса. Однако не каждый эксперимент завершается успешно, некоторые решения оказываются ошибками. Важно объяснить своим сотрудникам, что такая ситуация не означает отсутствие риска вообще.

Необходимо действовать, даже если есть вероятность ошибиться. Ваша задача, как руководителя, помочь сотрудникам сосредоточиться не на том, что пошло не так, а на том, как извлечь пользу из опыта.

7. Инвестируйте в развитие сотрудников и не забывайте учиться вместе с ними.

Понимание потенциала каждого члена вашей команды означает, что вы должны помогать им находить возможности для профессионального роста, направлять людей к принятию дополнительных обязанностей, которые помогут развить их навыки и знания.

Прогресс является неотъемлемой и даже критической частью любого бизнеса или отдельного человека. Кроме того, в качестве руководителя, вам необходимо продолжать развиваться и развивать свои управленческие навыки и стиль. Обучение предоставит вам дополнительные инструменты, которые помогут не только вам, но и вашей команде совершенствоваться и достигать успеха.

8. Оптимизируйте процессы.

Экономия времени и четкое видение цели помогают организации работы с использованием таск-менеджера. Рассмотрим на примере WEEEK.

Таск-менеджер внутри платформы позволяет вести задачи в трех форматах: канбан-доски, недельный календарь и списки. Это поможет вам и вашей команде видеть процесс работы над задачами, оценивать свою эффективность, понимать, какие задачи не помогли приблизиться к результату.