Процессный и системный подход в менеджменте: основные принципы и инструменты

Процессный подход в менеджменте ориентирован на анализ и управление бизнес-процессами внутри организации с целью повышения эффективности и качества работы.

Системный подход в свою очередь рассматривает организацию как единую систему, взаимодействующую с внешней средой. В следующих разделах статьи мы рассмотрим основные принципы и преимущества каждого из подходов, их различия и сходства, а также способы их успешной реализации на практике.

Процессный, системный и ситуационный подходы к управлению.

Функция планирования включает принятие решения о необходимых целях организации и том, как их достичь.

Организация — это основная функция.

Организовывать означает создание структуры, чтобы предприятие могло реализовать свои планы и достигнуть своих целей. Работу на предприятии выполняют люди, и важным аспектом организационной функции является определение, кто должен выполнять каждое конкретное задание из множества существующих в рамках организации, включая управленческую работу.

Руководитель отбирает специалистов для конкретных задач, передавая им определенные задания, полномочия и право использования организационных ресурсов. Эти специалисты, принимая на себя эту ответственность, соглашаются признать себя подчиненными руководителю. Делегирование является инструментом, с помощью которого руководство выполняет работу с помощью других людей. Концепция систематического внедрения в организацию работы и деятельности людей может быть расширена до формирования структуры всей организации.

Важно помнить, что лидерство в организации не имеет смысла без выполнения фактической работы. Функция мотивации направлена на то, чтобы участники организации выполняли свои обязанности и следовали плану.

Контроль — это процесс, который гарантирует достижение целей организации. В рамках управленческих функций, контроль возвращает управление к планированию, обеспечивая обратную связь.

Системный подход подчеркивает, что руководители должны видеть организацию как систему взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые стремятся достичь различных целей в меняющейся внешней среде.

С учетом системного подхода в управлении, необходимо рассматривать организацию как систему, состоящую из отдельных частей с собственными целями. Руководитель должен осознавать, что для достижения общих целей организации необходимо оценить взаимодействие всех ее частей и объединить их таким образом, чтобы обеспечить эффективное достижение целей организации в целом. Однако, необходимо понимать, что достижение целей всех подсистем организации является желательным, но практически всегда неосуществимым.

Существует важность использования системного подхода в управлении предприятием, которая может быть понята, рассматривая две стороны деятельности руководителя. Во-первых, он стремится достичь общей эффективности работы всего предприятия и не позволить, чтобы личные интересы какого-либо элемента нарушили общий успех. Во-вторых, он должен достигать этого в условиях организационной среды, которая всегда ставит перед ним противоречивые цели.

Ситуационный подход акцентирует внимание на том, что эффективность различных методов управления определяется контекстом. Поскольку существует множество факторов как в самой организации, так и во внешней среде, нет единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации будет метод, который наиболее соответствует данной ситуации.

Схожим образом, ситуационный подход не является простым набором предписываемых инструкций, это скорее способ мышления о проблемах и их решениях в организации. Ситуационный подход основывается на том, что хотя общий процесс управления одинаков, специфические приемы, которыми должен воспользоваться руководитель для достижения целей организации, могут существенно отличаться.

Ситуационный подход направлен на применение науки непосредственно к конкретным ситуациям и условиям. Основной фокус данного подхода в менеджменте — ситуация, то есть конкретный набор обстоятельств, которые оказывают влияние на организацию в определенный момент времени.

В связи с актуальностью ситуации, ситуационный подход выделяет важность «ситуационного мышления». Применяя данный подход, руководители могут лучше понять, какие методы будут наиболее полезны для достижения целей в конкретной ситуации. Однако простое указание на те переменные, которые оказывают сильное влияние на результат (являются релевантными), явно недостаточно для определения наилучшего решения с целью достижения организационных целей. Основной сложностью является то, что все разнообразные ситуационные процессы взаимосвязаны и их нельзя рассматривать изолированно друг от друга.

Ситуационный подход к управлению

Вопрос о причине различия в результатах функционирования предприятий с аналогичным структурой и деятельностью в одинаковых внешних условиях (например, работающих в одной отрасли и на одних и тех же рынках) остается неразрешенным в рамках системного подхода к управлению.

Данная проблема старается быть решена с использованием ситуационного подхода, который объединяет различные методы и концепции с определенными ситуациями работы предприятия с целью достижения своих целей. Ситуационный подход фокусируется на различиях между предприятиями и внутри них, пытаясь определить важные переменные ситуации и их влияние на эффективность работы предприятия. Были сформулированы такие внутренние переменные, как цели, структура, ресурсы и культура организации. Именно разнообразие внутренних переменных определяет возможность решения проблемы гибкости и адаптивности к внешней среде.

Ситуационный подход вносит значительный вклад в развитие теории управления. Он предоставляет конкретные рекомендации по применению научных концепций, принципов и методов в зависимости от ситуации и условий внешней среды.

Процессный, системный, ситуационный подходы к управлению

Аспекты управления включают в себя цели, законы, принципы, методы и функции, технологии управления и практику управленческой деятельности. Основной целью системы управления организацией является развитие профессиональной управленческой деятельности.

Процессный подход. Выполнение функций управления является процессом, который требует определенных ресурсов и времени. Благодаря процессному подходу к менеджменту стало возможным увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления.

Менеджмент включает в себя определенную последовательность основных функций управления, которые необходимо выполнять в определенном порядке, поскольку выполнение обратной связи одновременно приводит к осуществлению данных функций. Основой процессного подхода к управлению является бизнес-процесс. Бизнес-процесс представляет собой совокупность различных видов деятельности, в которой используется один или несколько видов ресурсов на входе, а на выходе создается продукт, имеющий ценность для потребителя. Бизнес-процесс можно представить как последовательность логически связанных заданий, направленных на достижение результата.

Выполнение предыдущего этапа с высоким качеством является необходимым условием для обеспечения качества выполнения следующего этапа (функций). Это отражает взаимосвязь функций.

Взаимодействующими процессами считаются процесс коммуникации и процесс принятия решений.

В организации происходит большое количество процессов. Например, М. Портер предложил классификацию процессов, которая основана на их вкладе в создание дополнительной ценности (каждый процесс должен приносить дополнительный вклад в ценность конечного продукта по сравнению с предыдущим процессом). В соответствии с данному критерию все процессы разделяются на три группы:

• ? главные, которые непосредственно связаны с производством продукции;
• ? обеспечивающие процессы предоставляют поддержку для основных процессов (снабжение, управление персоналом и другие);
• ? управленческие процессы включают процессы по установлению целей и созданию условий для их достижения.

Все перечисленные процессы взаимосвязаны между собой и формируют единую систему.

Применяя системный подход, управление можно рассматривать как систему, то есть набор взаимосвязанных элементов, имеющих вход, выход, факторы, воздействующие на систему, механизмы выполнения процессов, протекающих в системе, и обратную связь (рис. 1.1). Основная идея системной теории заключается в том, что любое решение (действие) имеет последствия для всей системы.

Применение системного подхода в управлении позволяет избегать ситуаций, когда принятые решения в одной сфере превращаются в проблемы для других. Система способна функционировать только при тесном взаимодействии с окружающей средой. Она отвечает на воздействие окружающей среды, функционирует в соответствии с этим воздействием и приспосабливается к нему. Чем меньше возмущений происходит в окружающей среде, тем более стабильно и эффективно функционирует система.

Рис. 1.1. Системный подход к управлению организацией

С появлением все более сложных связей между организацией и окружающей средой, акцент смещается на выявление и описание неразрывной связи организации с внешним миром. В результате, в 70-х годах XX века, сформировалась модель организации как открытой системы. Было дано описание внешней среды, как совокупности факторов, оказывающих влияние на функционирование организации и находящихся за ее границами.

Ситуационный подход к управлению. Основой ситуационного подхода к организации является понятие ситуации. Ситуация представляет собой конкретный набор переменных (обстоятельств), которые значительно влияют на организацию в определенный момент времени.

При использовании ситуационного подхода сохраняется концепция управления, применимая к различным организациям. Однако ситуационный подход признает, что хотя общий процесс управления одинаков для всех, специфические методы, которыми руководитель должен пользоваться для достижения целей организации, могут значительно отличаться.

Руководство должно определить, какая структура или метод управления будет наиболее подходящим для данной ситуации. Кроме того, поскольку ситуация может изменяться, руководство должно решать, как необходимо изменить организационную структуру, чтобы сохранить эффективность организации. Ситуационный подход фокусируется на различиях между организациями и внутри самих организаций. Он стремится определить, какие факторы ситуации являются значимыми и как они влияют на эффективность организации (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Метод управления организацией с использованием ситуационного подхода

Модель ситуационного метода на производстве

При всем стремлении управляющий не может предполагать правильность конкретного способа или метода, каким бы эффективным ни было его действие. В связи с этим руководитель часто вынужден принимать решение в зависимости от обстановки, и применение ситуационного подхода к управлению подходит для половины организаций.

Рассмотреть характеристику и принцип работы ситуационного подхода можно на примере известного французского ресторана «Ла Тур Аржан», который является небольшим, но роскошным предприятием. Работа этого заведения заключается не в том, чтобы приготовить определенное количество гамбургеров в день (как это происходит в сети быстрого питания «Макдональдс»), а в том, чтобы приготовить вкусное блюдо по желанию клиента.

Владелец ресторана мог уже давно приобрести специальное оборудование, предназначенное для приготовления блюд, замены ингредиентов и ускорения работы поваров. Однако в этом случае высококачественные продукты должны быть заменены сухими смесями и замороженными ингредиентами, что противоречит процессу приготовления высококачественной пищи.

Поведение поваров и другого персонала ресторана «Ла Тур д’Аржан» зависит от запросов и потребностей посетителей, а также от их характера и настроения. Это говорит о том, что работа заведения по приготовлению определенного блюда зависит от посетителей и созданной ими ситуации.

При управлении рестораном руководство также активно применяет системный подход, где на начальном этапе осуществляется финансирование заведения. Внутренние средства используются для приобретения и создания следующих ресурсов:

• трудовые;
• материальные;
• рекламные;
• финансовые резервы.

В результате этого происходит создание продукции, от продажи которой владельцы ресторана получают прибыль. Что касается метода комплексного подхода, то он в данном случае заключается в том, что деятельность ресторана тщательно планируется, осуществляется контроль над использованием национальных ресурсов и проверка качества производимой продукции. Персонал регулярно стимулируется через премии, а все компоненты предприятия гармонично согласованы.

Изучив примеры и их различия, можно заключить, что правильный выбор управленческого подхода позволяет оптимизировать работу организации и достичь успеха. Основываясь на практике и управленческих концепциях, в большинстве случаев нельзя ограничиться только одним подходом. Все три метода применяются комплексно, взаимно дополняя друг друга, поскольку компания является живым организмом, подверженным влиянию внешней и внутренней среды.

Современные подходы к менеджменту

Системы делятся на две категории – закрытые и открытые. Закрытая система имеет четкие границы, и ее функционирование не зависит от внешней среды. Открытая система постоянно взаимодействует с окружающей средой.

Все организации представляют собой открытые социотехнические системы, так как их основными компонентами являются люди и техника. Подразделения организации, а также ее социальные и технические элементы, являются подсистемами.

Модель организации в качестве открытой системы представляет собой объект, который преобразует входные данные и имеет возможность взаимодействовать с окружающей средой. Входные данные используются системой для получения информации, энергии, материальных, финансовых и других ресурсов извне.

В процессе трансформации объекта происходит обработка полученной информации, энергии и других необходимых ресурсов с участием человека с целью получения требуемой продукции или услуги. Полученные продукты поступают во внешнюю среду через основной выход системы. Дополнительными выходами системы могут быть прибыль, удовлетворение работников, развитие организации и т.д.

Теория систем позволяет руководителю определить, какие подсистемы и элементы организации необходимы для достижения целей. Ситуационный подход ближе к искусству управления. Он предполагает, что хотя процесс управления общий, специфические методы и приемы управления могут значительно отличаться в зависимости от ситуации.

Состояние является ключевым аспектом ситуационного подхода — это конкретные условия, которые существенно влияют на организацию в определенный момент времени. Чтобы руководитель мог принять правильное решение в определенной ситуации, ему необходимо выполнить: • анализ условий с точки зрения требований, которые ситуация предъявляет к организации и ее характеристикам, • выбор соответствующего подхода к управлению в сложившейся ситуации, • оценку возможностей организации для адаптации к работе в данной ситуации, • изменение управления, соответствующее сложившейся ситуации.

Процессный подход предусматривает последовательное осуществление связанных действий, направленных на создание и использование ресурсов организации с целью достижения ее задач. Процесс представляет собой законченную последовательность операций, которая характеризуется содержанием, временной последовательностью и логической последовательностью, необходимых для руководства организацией.

Производство, логистика, маркетинг и сбыт — это основные процессы в организации. Другими словами, эти процессы являются основными для достижения целей организации.
Управление персоналом, учет и отчетность, правовое обеспечение — это вспомогательные процессы. Другими словами, они поддерживают основные процессы и обеспечивают их эффективную работу.

Процессный подход включает описание и систематизацию процессов управления. Другими словами, это означает, что каждый процесс должен быть описан и структурирован.

Эти описания должны содержать как временные, так и пространственные характеристики процессов. Другими словами, они должны учитывать время и место выполнения процессов.

Оптимизация процессов также является важным аспектом процессного подхода. Другими словами, процессы должны быть оптимизированы для достижения наилучших результатов.

Наконец, необходимо точно следовать процессным установкам. Другими словами, все сотрудники должны строго соблюдать предписания, связанные с процессами, чтобы обеспечить их эффективное выполнение.

Процессный, системный и ситуационные подходы в менеджменте

В современной теории менеджмента имеются три основных подхода: процессный, системный, ситуационный.

Процессный подход рассматривает управление как последовательность взаимосвязанных действий или функций, направленных на достижение целей организации.

Процессный подход является первым из рассматриваемых подходов и появился в 20-х годах XX века благодаря Анри Файолю.

Первый этап этого подхода продолжается с 20-х годов до настоящего времени. Он рассматривает управление как связанную последовательность повторяющихся функций менеджмента: планирование, организация, мотивация и контроль.

Второй этап в исследовании процесса управления, начиная с 40-х годов и до сегодняшнего времени, рассматривается как последовательность из трех этапов: принятие управленческих решений, организация их выполнения, а также контроль над их исполнением.

Третий и новый этап в развитии подхода к процессам начался относительно недавно — в 90-х годах прошлого века, и получил название «реинжиниринг бизнес-процессов».

Термин «реинжиниринг бизнес-процессов» (от англ. business process reengineering, BPR) был введен М. Хаммером, который определяет эту деятельность как «фундаментальное переосмысление и перевоплощение бизнес-процессов компаний с целью достижения значительных улучшений в ключевых показателях их деятельности: стоимость, качество, предоставляемые услуги и эффективность».

Реинжиниринг бизнес-процессов направлен на радикальную перестройку всей деятельности предприятия, а не на частичные изменения в определенной области управления.

Учитывая, что BPR работает с такими терминами, как бизнес-процесс, бизнес-система, деловая процедура, необходимо дать следующие определения для более ясного понимания этих понятий.

Бизнес-система — это связанное множество бизнес-процессов, которые имеют конечной целью производство продукции. В терминах продукции подразумеваются товары, услуги и документы.

Бизнес-процесс — это горизонтальная иерархия взаимосвязанных функциональных действий, конечной целью которых является производство продукции или отдельных ее компонентов.

Деловая процедура — это функция, задача, последовательность событий, происходящих в течение определенного временного периода и имеющих определенный результат.

Различаются следующие категории бизнес-процессов:

— процессы, прямо связанные с производством продукции;

— процессы планирования и управления;

— существующая технология реализации бизнес-процесса;

— существующая структура бизнес-системы;

— средства автоматизации, оборудование, механизмы и другие средства, обеспечивающие реализацию процесса.

Для оценки эффективности бизнес-процессов важны следующие показатели:

— количество продукта заданного качества, произведенного и проданного за определенный период времени;

— количество потребителей продукции;

— количество типовых операций, необходимых для производства продукции за определенный период времени;

— стоимость производства продукции;

— время выполнения типовых операций.

— инвестиции в производство продукции.

Основные принципы, которые заложены в основу реинжиниринга бизнес-процессов:

— объединение нескольких рабочих процедур в одну, то есть горизонтальное сжатие процесса (согласно оценкам, горизонтальное сжатие позволяет ускорить выполнение процесса примерно в 10 раз);

— принятие самостоятельных решений исполнителями, то есть осуществление не только горизонтального, но и вертикального сжатия процессов (предоставление сотрудникам большого полномочий и увеличение роли каждого из них приводит к значительному повышению их производительности);

— выполнение шагов процесса в естественном порядке;

— процессы имеют различные способы выполнения (выбор того или иного варианта зависит от конкретной ситуации, состояния и т.д.);

— Исполнение задачи происходит в оптимальном месте (отделе, подразделении), где это наиболее целесообразно (дабы устранить излишнюю взаимосвязь, что приводит к повышению эффективности процесса в его целом);

— Уменьшается количество проверок и контрольных действий;

— Сокращается число необходимых согласований путем уменьшения внешних точек контакта;

— Создается единая точка контакта, которую обеспечивает уполномоченный руководитель (в случаях, когда шаги процесса сложны или распределены таким образом, что их невозможно объединить силами небольшой команды).

В результате реинжиниринга бизнес-процесса коренным образом изменяются основные составляющие рабочего процесса и системы управления, а именно:

Персонал должен обладать способностями для выполнения новых, более продуктивных и бизнес-ориентированных задач. Поэтому к персоналу предъявляются более строгие профессиональные требования. Менеджеры больше не выступают в роли надсмотрщиков, а становятся своего рода тренерами. Принципы, методы и стиль их работы меняются;

Производственная структура и организационная структура управления предприятием становятся все более гибкими, адаптивными и органичными;

Информационная система предприятия должна быть основана на современных компьютерных информационных системах и технологиях.