Важность цикла менеджмента: как правильно его применять и зачем он нужен

Цикл менеджмента означает последовательность этапов, которые необходимо пройти для эффективного управления проектом или бизнес-процессом. Он включает в себя планирование, организацию, выполнение и контроль деятельности.

В следующих разделах статьи мы рассмотрим подробно каждый этап цикла менеджмента: как правильно планировать задачи, как организовать работу команды, как эффективно выполнять поставленные задачи и как контролировать результаты. Мы также рассмотрим основные принципы и методы управления проектами, которые помогут вам достичь поставленных целей.

Цикл менеджмента, состав, сущность, значение и факторы их определяющие.

Цикл — это набор процессов, которые выполняются в течение определенного времени. Управление рассматривается как повторяющийся процесс, состоящий из определенных видов управленческой работы, которые называются функциями.

Функции управления — это виды деятельности (виды управленческого труда), с помощью которых управляющая система воздействует на объект управления.

Функции управления делятся на: общие — которые присущи всем системам управления; частные и специальные — которые отражают специфику организации.

При применении к менеджменту выделяют следующие общие (ключевые) функции управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Основными принципами планирования являются: комплексность, точность, непрерывность (органическое взаимодействие перспективных и текущих планов), гибкость и экономичность.

Организация. Организация работы является комплексом методов, обеспечивающих оптимальное использование материалов и оборудования в процессе работы с целью выполнения задач предприятия. Только с правильной организацией работы становится возможным эффективное взаимодействие сотрудников, целенаправленность и согласованность всей системы. Тем самым достигается оптимальное сочетание следующих процессов: основных (производственных), вспомогательных (энергетических, ремонтных и других служб) и обслуживающих (контроль качества продукции, транспорт и складские операции и т. д.).

Материальная, моральная и социальная мотивация являются различными видами стимулирования. Материальная мотивация включает выплату заработной платы, премий и других материальных вознаграждений для работников. Примеры моральной мотивации включают благодарность, грамоты и фотографии на доске почета. В то же время, социальная мотивация заключается в создании условий для творческой работы в дружном и слаженно работающем коллективе, где каждый может рассчитывать на поддержку и взаимопомощь коллег.

Контроль — это заключительная функция менеджмента, которая включает наблюдение за производственными процессами и выявление отклонений от них. Оценка результатов работы достигается путем учета ее итогов.

Отсутствует единая методика контроля. Особенности каждого предприятия требуют создания индивидуальной системы контроля.

Цикл менеджмента, состав, сущность, значение и факторы их определяющие.

Цикл — набор процессов, осуществляемых в течение определенного периода времени. Управление рассматривается как циклический процесс, состоящий из определенных видов управленческой работы, называемых функциями.

Функции управления — виды деятельности (виды управленческого труда), с помощью которых управляющая подсистема оказывает влияние на объект управления.

Функции управления разделяются на: общие — присущие всем системам управления; частные и специальные — отражают особенности организации.

В контексте менеджмента выделяют следующие общие (ключевые) функции управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Каждая из четырех функций управления имеет важное значение для организации жизненно важных процессов. Выполнение всех функций включает в себя принятие решений и передачу информации (коммуникацию).

Управленческие функции менеджера следует начинать с планирования. Даже для выполнения простых задач необходимо заранее определить желаемый результат. Если работа спланирована, она должна быть организована, а сотрудники должны быть подготовлены к выполнению задачи. Качество работы зависит от того, какие мотивы использует менеджер для стимулирования. Чтобы проверить точность выполнения планов, необходимо контролировать рабочий процесс.

Планирование является важнейшей функцией управления. Его основная цель — поддерживать пропорциональность в производстве, обеспечивать гармоничную работу всех подразделений предприятия, эффективно использовать имеющиеся материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Благодаря этому достигается необходимая организация производственных процессов — динамическое равновесие внутренних процессов предприятия.

Основными принципами формирования являются: интегрированность, точность, непрерывность (органическое единство перспективных и текущих планов), гибкость, экономия. Единообразие перспективного и текущего планирования — одно из основных условий, гарантирующих непрерывность производственного процесса, бесперебойную работу предприятия, стабильность его коммерческих связей. Бизнес-план является научно обоснованной программой дальнейшего роста и развития предприятия. В плане не только определяются конечные цели, но и учитываются условия их достижения.

Устройство. Устройство производства – это совокупность методов, которые обеспечивают наиболее рациональное использование материалов и инструментов в процессе работы с целью достижения запланированных задач для предприятия. Только с правильным организационным подходом становится возможным эффективное сотрудничество людей, целеустремленность и четкое взаимодействие всех компонентов системы. Таким образом, достигается оптимальное сочетание основных (производственно-технологических), вспомогательных (энергетических, ремонтных и других служб) и обслуживающих (контроль качества продукции, транспортные и складские операции и так далее) процессов.

В процессе производства необходимо разделить его на отдельные операции, также важно разумно организовать размещение рабочих на рабочих местах, чтобы обеспечить эффективную связь между ними и бесперебойный выпуск продукции. Организация производства, как одна из функций управления, включает решение множества вопросов, таких как: определение ассортимента продукции, выпускаемой предприятием; разработка технологии производства и контроль над ней; организация транспортировки сырья, материалов и готовой продукции; обслуживание и ремонт оборудования; анализ затрат на производство и принятие мер по их снижению; сбор предложений по рационализации производства.

Производственная деятельность на предприятии зависит от его специализации. Внутри предприятия специализация проявляется в создании отдельных структурных подразделений для производства определенных видов продукции или выполнения определенных этапов технологического процесса.

Мотивация сотрудников. Известно, что для достижения успеха в выполнении задач можно использовать два основных метода воздействия на людей: поощрение и наказание.

Подлинное внутреннее влечение человека определяется комплексом его ожиданий. Сначала трудящийся индивидуум ожидает, что вклад его сил и усилий приведет к желаемым результатам, после чего он надеется на то, что эти достижения будут вознаграждены, и он получит удовлетворение от ценности данного вознаграждения. Если человек не замечает явной связи между своими достигнутыми результатами и вознаграждением, а также уверен в том, что его усилия не будут вознаграждены, то его внутреннее влечение будет низким. Снижение мотивации также происходит, когда ценность получаемого вознаграждения для человека является незначительной.

Материальная мотивация включает выплату заработной платы, премий и других материальных вознаграждений сотрудникам. Моральная мотивация основана на благодарности, грамотах, фото на доске почета и других психологических стимулах. Социальная мотивация предполагает создание условий для интересной творческой работы в дружном и слаженном коллективе, где каждый человек может рассчитывать на поддержку и взаимопомощь со стороны коллег по работе.

Контроль. Контроль — это заключительная функция цикла менеджмента, которая включает наблюдение за производственными процессами и выявление возможных отклонений от них. Оценка итогов работы достигается через учет результатов.

Организация

Важным аспектом работы является создание условий, при которых сотрудники смогут наиболее эффективно выполнять поставленные цели и задачи. Успешность процесса напрямую зависит от качества его организации. Для достижения эффективной работы необходимо обеспечить сотруднику все необходимые ресурсы для выполнения его задач. Кроме того, одним из важных аспектов организационной работы является установление эффективных коммуникаций между отделами и структурными подразделениями компании.

Контроль – это набор действий, направленных на проверку выполнения работы и достижение конечной цели. Контроль может быть финансовым (зарплата, премии, компенсации, подарки и т.д.) и нематериальным (устные похвалы, грамоты и т.д.) Контроль и мотивация персонала стимулируют сотрудников к выполнению работы. Чтобы сотрудник начал что-то делать, ему необходимо обещать деньги, а чтобы он вложил душу в работу, нужно сделать гораздо больше.

Мониторинг

Функция мониторинга – это управленческая практика, направленная на сопоставление плановых и фактических результатов. Мониторинг сотрудников может осуществляться путем наблюдения за персоналом или анализа отчетных показателей (например, ключевых показателей эффективности, времени прихода и ухода сотрудников и т.д.). Для мониторинга применяются различные методы, такие как аттестация, проверка тайным покупателем, использование контрольных списков и другие. Результаты мониторинга используются для составления планов и корректировки принятых решений.

Цикл менеджмента, состав, сущность, значение и факторы их определяющие.

Цикл — набор процессов, осуществляемых в определенный период времени. Управление рассматривается как циклический процесс, состоящий из определенных видов управленческих работ, называемых функциями.

Функции управления – виды деятельности (виды управленческого труда), с помощью которых управляющая подсистема воздействует на объект управления.

Функции управления делятся на: общие – присущие всем системам управления; частные и специальные – отражают специфику организации.

В отношении менеджмента выделяют следующие общие (ключевые) функции управления: планирование, организация, мотивация, контроль.

Каждая из четырёх функций структурирования является для организации жизненно необходимой, выполнение всех функций пронизано процессами принятия решения и процессами передачи информации (коммуникациями).

Для начала своих управленческих функций менеджеру необходимо заняться планированием, даже для выполнения простых задач необходимо заранее определить, что нужно получить в конце. Если работа спланирована, то она должна быть организована, а сотрудники должны быть подготовлены для её выполнения. Качество работы зависит от мотивов, предложенных менеджером. Чтобы определить точность выполнения планов, необходимо контролировать процесс работы.

Планирование является важнейшей функцией управления. Оно имеет возможность обеспечить сбалансированное функционирование всех подразделений предприятия, эффективное использование имеющихся ресурсов (материальных, трудовых и финансовых). Благодаря планированию достигается необходимая организация производственных процессов — динамическое равновесие во внутренних процессах предприятия.

Основными принципами планирования являются: комплексность, точность, непрерывность (целостность перспективных и текущих планов), гибкость, экономичность.

Организация. Организация работы является совокупностью методов, которые гарантируют оптимальное использование материалов и оборудования в процессе труда для выполнения плановых задач предприятия. Только при правильной организации работы становится возможным эффективное взаимодействие работников, направленность и согласованность всех элементов системы. Это позволяет достичь оптимального сочетания основных (производственно-технологических), вспомогательных (энергетических, ремонтных и других служб) и обслуживающих (контроль качества продукции, транспортные и складские операции и т.д.) процессов.

Мотивация персонала. Известно, уже давно, что воздействие на людей с целью стимулирования их к работе, для успешного выполнения поставленных задач можно осуществить с помощью двух основных методов: поощрения и наказания.

Мотивация человека формируется на основе системы его ожиданий. На начальном этапе сотрудник ожидает, что его усилия приведут к необходимым результатам, после чего он надеется на то, что эти результаты будут вознаграждены, и он будет удовлетворен ценностью этой награды. Если у человека отсутствует четкая связь между достигнутыми результатами и поощрением, а также если он не уверен в вознаграждении за достигнутые результаты, то его мотивация будет низкой. Слабая мотивация также возникает, если сотрудник придает незначительное значение получаемому вознаграждению.

Контроль. Как  необходимо выполнять заключительную функцию цикла менеджмента — контроль. Это включает в себя наблюдение за ходом производственных процессов и выявление любых отклонений от нормы. С помощью анализа результатов работы возможно оценить итоговые результаты.

Цикл менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль)

Управление рассматривается как последовательный процесс, состоящий из специфических видов управленческой работы, известных как функции. Функции управления — это активности (управленческий труд), с помощью которых управляющая система оказывает влияние на объект управления. Функции управления могут быть общими — присущими всем системам управления, а также частными и специальными — отражающими особенности организации.

Выбор организационной структуры зависит от следующих факторов:

• организационно-правовая форма предприятия;
• сфера деятельности (тип выпускаемой продукции, ее номенклатура и ассортимент);
• масштабы предприятия (объем производства, численность персонала);
• Секторы, на которые выходит компания в процессе своей хозяйственной деятельности;
• Применяемые методы и технологии;
• Информационные потоки внутри и вне организации;
• Уровень относительной доступности ресурсов и других факторов.

Исследуя организационную структуру управления предприятием, также необходимо учитывать:

1. Различные формы взаимодействия:
2. Взаимодействие организации с внешней средой;
3. Взаимодействие между подразделениями организации;
4. Взаимодействие организации с работниками.

Этапы цикла управления

Цикл управления включает в себя четыре ключевые стадии: планирование, организация, руководство и контроль. На каждом из этих этапов выполняются определенные функции и задачи, направленные на эффективное управление, решение проблем, повышение эффективности и качества работы, достижение заданных целей и удовлетворение нужд клиентов и персонала. Давайте подробнее рассмотрим каждый этап цикла управления.

Планирование

На первом этапе — планирование,  определяют цели и задачи лечебного учреждения, разрабатывают стратегию и планы, проводят анализ окружающей среды, оценивают риски и возможности, распределяют ресурсы и ответственность. Планирование позволяет предвидеть перспективы развития лечебного учреждения, составлять прогнозы будущих ситуаций на основе предыдущего опыта, анализировать и принимать обоснованные решения.

Функции  на этапе планирования цикла управления:

• формулирование целей и задач на различных уровнях: стратегическом, тактическом и оперативном;
• разработка стратегии, определяющей план и направление деятельности, преимущества, целевые рынки и сегменты;
• разработка планов, которые конкретизируют стратегию в виде программ, проектов, бюджетов, графиков и т.д.;
• анализ внешней среды;
• анализ внутренней среды;
• Анализ рисков и возможностей, связанных с осуществлением планов, и разработка мер по их снижению или использованию;
• Управление ресурсами (финансовыми, материальными, человеческими, информационными) и распределение ответственности между подразделениями.

Средства и методы, применяемые на этапе планирования цикла управления:

• Миссия, видение и ценности компании — это основа для определения целей и стратегии.
• SMART-критерии — это способ формулирования целей и задач таким образом, чтобы они были конкретными, измеримыми, достижимыми, соответствующими и ограниченными по времени;
• Матрица Ансоффа — для выбора и планирования стратегии роста компании в зависимости от сочетания новых или существующих функций, продуктов и рынков.
• Матрица БКГ — используется для анализа состава портфеля продуктов в зависимости от их доли на рынке и скорости роста рынка.
• Матрица SWOT — применяется для анализа внутренней и внешней среды компании в зависимости от ее сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.
• Матрица TOWS — используется для разработки стратегических альтернатив на основе результатов SWOT-анализа.
• Методология SMARTER — представляет собой метод оценки рисков и возможностей, учитывая их вероятность, влияние, управляемость и принадлежность.
• Методология RACI — позволяет распределить ответственность между участниками проекта на основе нескольких ролей: ответственный (Responsible), утверждающий (Accountable), консультируемый (Consulted) и информируемый (Informed).

Организация

Арганизация (второй этап) представляет собой процесс формирования оптимальной структуры компании, которая обеспечивает эффективное взаимодействие между подразделениями, клиентами и партнерами. Этот этап также включает назначение сотрудников на должности, определение их полномочий, функций и мотивации. Он позволяет достичь гладкой работы, избежать конфликтов и дублирования функций, повысить общую производительность и качество работы.

Функции управления на этой стадии цикла включают:

• создание и внедрение структуры компании, которая определяет ее организационные единицы (подразделения, отделы, группы), связи между ними (вертикальные и горизонтальные), уровни управления (стратегический, тактический, оперативный), а также принципы координации (централизация или децентрализация);
• назначение сотрудников на должности с учетом их квалификации;
• Назначение сотрудникам предприятия задач, функций и целей, соответствующих их должностям, квалификации и потенциалу;
• Побуждение, стимулирование заинтересованности, удовлетворенности, стремления к достижению результата, лояльности и приверженности выполнению работы, создание условий для развития и профессионального роста;
• Внедрение системы коммуникации, обеспечивающей своевременный, точный и полный обмен информацией между всеми участниками управления.

Инструменты и методы управления, используемые в фазе организации:

• Организационная схема — графическое отображение структуры компании, которое должно отражать ее организационные подразделения, связи между ними и уровни управления.
• Структурная схема – это таблица, которая отображает распределение функций, ресурсов и ответственности между подразделениями и работниками предприятия.
• Описание работы – документ, который должен содержать информацию о названии, местоположении, цели, обязанностях, полномочиях, требованиях и условиях работы для каждой должности.
• Система оплаты труда – совокупность правил и норм, которые определяют размер, состав и порядок выплат заработной платы в зависимости от квалификации, результатов и других факторов.
• Механизм мотивации — набор методов, ориентированных на повышение продуктивности труда, выполнение поставленных целей и вознаграждение сотрудников за достижения. Механизм мотивации может включать как материальные, так и нематериальные формы вознаграждения (например, премии, бонусы, подарки, словесные похвалы, благодарности и т. д.).
• Система обратной связи — стратегия получения и предоставления информации о ходе выполнения задач и достигнутых результатах, а также о уровне удовлетворенности в целом. Данная система позволяет контролировать выполнение задач, выявлять проблемы и недостатки, давать рекомендации по улучшению производительности и поддерживать моральное состояние.
• Система коммуникации — комплекс инструментов, средств и правил для обмена информацией. Она может быть организована формально или неформально, вертикально или горизонтально, однонаправленно или двухсторонне.

Руководство

• развитие лидерских навыков и качеств у менеджеров;
• создание и поддержка общей корпоративной культуры и климата в организации;
• мобилизация сотрудников предприятия и повышение их вовлеченности и инициативы;
• формирование общих ценностей;

Руководство на этапе третьего этапа цикла управления представляет собой процесс воздействия менеджеров на поведение и действия отдельных сотрудников компании с целью достижения поставленных целей. Этот этап также включает формирование эффективной команды, развитие лидерских навыков и качеств у менеджеров, создание общей корпоративной культуры и климата в организации. Руководство позволяет активизировать труд работников компании, повысить их участие и инициативу, а также сформировать общие ценности. Функции менеджмента на этапе руководства включают формирование команды, которая отличается высоким уровнем доверия, сотрудничества, взаимопомощи и согласованности действий.

• Развитие управленческих навыков у руководителей: способность вдохновлять, убеждать, мотивировать, управлять конфликтами, принимать решения, передавать полномочия и т.д.;
• Создание и внедрение корпоративной культуры и атмосферы в компании, которые отражают ее миссию, видение, ценности, нормы и правила поведения, а также степень удовлетворенности и лояльности сотрудников по отношению к организации.

Инструменты и методы, используемые на этапе руководства:

• Модель Такмана — это модель развития команды, которая состоит из нескольких фаз: формирование (Forming), столкновение (Storming), нормализация (Norming) и выполнение (Performing).
• Концепция Блейка-Моутона — это теоретическая модель лидерства, которая основана на двух основных аспектах: ориентации на людей и ориентации на задачи. Стиль лидерства может быть исполнителем, демократом, либералом, бюрократом или комбинированным.
• Концепция Херси-Бланчарда — это модель ситуативного лидерства, которая основывается на двух основных критериях: степени направления (директивности) и степени поддержки. Стиль лидерства может быть директивным, убеждающим, участническим или делегирующим.
• Концепция Макгрегора — это модель, основанная на теориях X и Y, которые отражают разные подходы к мотивации сотрудников. Теория X предполагает, что люди ленивы, не заинтересованы в работе и требуют строгого контроля и наказаний. Теория Y предполагает, что люди трудолюбивы, заинтересованы в работе и нуждаются в самостоятельности и поощрении.
• Модель Маслоу – это модель, описывающая потребности человека, состоящая из ряда ступеней: физиологические потребности, потребности в обеспечении безопасности, потребности в принадлежности и любви, потребности в получении уважения и потребности в самореализации.

Контроль

Контроль (четвертый этап) — это процесс сбора, обработки и анализа данных о ходе и результате функционирования организации, сравнения их с запланированными успешными показателями, выявления отклонений и причин их возникновения, внесения корректировок в планы, стратегии и действия. Этот этап цикла управления позволяет понимать и измерять эффективность выполнения действий в предыдущей фазе, обеспечивать достижение целей и задач, предотвращать или устранять проблемы и ошибки, повышать конкурентоспособность и рентабельность компании.

Функции в фазе контроля:

• сбор данных о ходе и результате деятельности, которые могут быть количественными (например, количество, прибыль, доля рынка) или качественными (удовлетворенность клиентов, лояльность , репутация);
• Обработка информации с применением различных методов и техник (статистический анализ, визуализация данных, моделирование и другие);
• Исследование данных с целью выявления тенденций, закономерностей, проблем и возможностей, а также оценки достижения поставленных целей и задач;
• Сопоставление данных с запланированными показателями успеха, выраженными в виде нормативов, стандартов, бюджетов, планов и т.д.;
• Выявление отклонений от плана и анализ причин их возникновения, которые могут быть внешними (например, изменение рыночной конъюнктуры, действия конкурентов) или внутренними (низкая производительность, некачественный труд, коллективные конфликты);
• Осуществление изменений в планах, внедрение их в стратегии и активности с целью устранения отклонений или использования возможностей. Изменения могут быть краткосрочными (оперативными) или долгосрочными (стратегическими).

Методы и приемы управления, применяемые на этапе контроля:

• Показатели эффективности — индикаторы, отражающие степень достижения целей и задач компании. Они могут быть финансовыми (например, прибыльность, рентабельность бизнеса) или нефинансовыми (например, качество продукции или услуги).
• Система сбалансированных показателей (ССП) — оценка эффективности деятельности бизнеса по четырем аспектам: финансовому (Financial), клиентскому (Customer), внутренним процессам (Internal processes) и развитию и обучению (Learning and growth);
• Аудит – это самостоятельная проверка различных аспектов деятельности компании: финансовая (финансовый аудит), управленческая (управленческий аудит), качественная (аудит качества) и т.д.
• Бенчмаркинг – это сравнение деятельности компании с ведущими представителями отрасли или конкурентами с целью определения сильных и слабых сторон, а также возможностей для улучшения.
• Исследование удовлетворенности клиентов – это сбор и анализ информации о мнениях, ожиданиях и планах клиентов относительно продукции или услуг компании, а также уровня их удовлетворенности или неудовлетворенности.
• Исследование удовлетворенности отдельных сотрудников предприятия – это сбор и анализ информации о мнениях, ожиданиях и планах подчиненных в отношении работы в компании, а также уровня их удовлетворенности или неудовлетворенности.